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焦作市城市社区档案管理暂行办法
更新时间:2011-3-4

焦作市城市社区档案管理暂行办法
   
    第一条 为规范社区档案管理,有效地保护和利用社区档案,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》有关规定,根据《市委办公室、市政府办公室关于加强城市社区档案管理工作的意见》,特制定本办法。
    第二条 本办法所称社区档案,是指社区党组织(总支、支部)、社区居民(代表)会议、社区居民委员会、社区协商议事委员会等在各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同载体的历史记录。
    第三条 社区档案工作是社区建设的一项重要任务,是整个档案事业的重要组成部分,应列入社区工作计划和发展规划,同社区各项工作同步发展,2005年全市社区的档案管理要全部达到合格标准。(城市社区档案管理合格标准见附件1)
    第四条 社区档案工作受社区党组织和社区居民委员会的领导,业务上受当地档案行政管理部门和街道办事处档案部门的监督、检查和指导。
    第五条 社区档案工作一般由社区党总支(支部)书记或社区居委会主任直接分管,并指定专人具体负责此项工作。
    第六条 社区档案由社区居委会实行集中管理。根据国家有关规定,社区要建立必要的档案收集、整理、保管、利用、保密制度,切实建好管好用好社区档案。
    第七条 社区居委会档案人员的主要任务:
    1、 对本社区内各组织形成的各种文件材料进行收集、整理归档;
    2、 集中统一管理本社区居民委员会各种门类和载体的档案;
    3、 编制检索工具及有关参考资料,积极开展档案利用工作,为社区各项工作服务;
    4、 负责本社区档案工作的协调、监督和指导。
    第八条 凡本社区在各项工作活动中形成的,反映各项职能活动的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。任何部门和个人不得随意销毁或据为己有。
    第九条 根据我市社区建设工作实际,社区档案的归档范围主要有以下几个方面:
    一、 文书档案
    1、上级机关普发的且需长期贯彻执行的文件材料;
    2、上级机关针对本社区下发的文件材料;
    3、本社区党、群组织形成的文件材料;
    4、本社区居民(代表)会议形成的文件材料;
    5、社区协商议事会、社区居民委员会在行使民主议事、民主监督、民主自治职能时形成的文件材料;
    6、社区居民委员会在开展便民服务、卫生保健、环境建设、文化教育、综合治理等各项工作中形成的文件材料;
    7、其他具有查考利用价值的文件材料。
    二、 专门档案
    1、会计档案 主要有会计凭证、会计帐本、财务报告、会计移交清册、银行余额调节表、银行对帐单等;
    2、人事档案 主要是指社区直管党员和其他移交社区管理人员的个人档案;
    3、社区居委会在计划生育、低保、残疾人保障、卫生保健、再就业等工作中形成的大量动态性管理材料。
    三、 基建档案
    社区居民委员会在基本建设中产生的立项审批、设计图、施工及监理材料、竣工图等。
    四、 声像档案
    上级领导到社区检查、指导工作,及本社区重要活动、重大事件中形成的照片(含底片)、录音、录像带等。
    五、 实物档案
各种奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书,以及其他具有纪念意义的凭证性实物。
    第十条 社区档案的整理应区分不同类别,按照国家有关标准、规定进行。(社区文件材料归档范围和保管期限表见附件2)
    1、 文书档案 参照《焦作市实施〈归档文件整理规则〉试行办法》,按文件级进行整理。归档文件的排列方法,按“年度—保管期限—问题(组织机构)”进行;
    2、 专门档案 会计档案按财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)进行整理;人事档案、社区居民健康档案按一人一卷或一人(户)一袋的方式整理;计划生育、低保等专门档案,其管理性文件按“年度—保管期限—小类”整理,动态性材料按“小类—保管期限—年度”整理;
    3、 声像档案 先按录音带、录像带、光盘、照片分开,录音带、录像带、光盘按介质分别编号,照片按照《照片档案管理规范》进行整理。
    第十一条 文书档案按问题可分为党建群团、民主自治、便民服务、卫生计生、环境建设、文化教育、治安民调七大类。如果一个城区社区居委会内设机构相对统一稳定、职责分工明确,经当地档案行政管理部门同意,也可按组织机构进行分类。
    第十二条 每个社区为一个立档单位,所形成的档案为一个全宗,全宗名称由街道办事处和社区名称组成。社区所辖的企业、事业单位有条件的,可独立构成立档单位,条件不具备的,其形成的档案,由社区档案室集中统管。
    第十三条 社区档案工作人员每年应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计,并按规定向所在地档案行政管理部门报送档案工作情况统计报表。
    第十四条 档案人员调离时,必须办理交接手续。
    第十五条 社区档案人员要熟悉档案内容,根据需要编制必要的检索工具,并逐步运用现代化技术管理档案,积极开发利用档案信息,为社区建设各项工作提供服务。
    第十六条 鼓励社区居民向社区档案部门或市、县(市、区)国家综合档案馆捐赠属于个人所有的珍贵档案。
    第十七条 县(市、区)人民政府、街道办事处、社区居委会要根据《档案法》有关规定,对在管理、保护,特别是开发利用档案为社区建设做出贡献的人员予以表扬和奖励。
    第十八条 本办法由焦作市档案局负责解释。
    第十九条 本办法自公布之日起执行。

   

附件1

焦作市城市社区档案管理合格标准

考核

项目

考 核 内 容

备 注

 

 

1、档案工作纳入社区工作计划和领导议事日程,并有文字记载

 

2、落实了分管档案工作的领导

 

3、社区各门类档案实现了集中统一管理

 

4、建立了社区档案管理制度(包括档案的收集、整理、保管、利用、保密等)

 

5、有专(兼)职档案管理人员,并经过县级以上档案行政管理部门组织的培训

 

 

 

6、应归档文件材料收集齐全、完整、书写材料基本符合归档要求

 

7、档案整理质量符合规范要求

 

8、社区各门类档案按类别、保管期限分别编制档案目录

 

9、配备档案专柜并能满足需要

 

10、档案保管安全

 

11、围绕社区各项中心任务,积极开展利用工作有效果

 

12、建立了档案借阅登记制度

 

13、编写了社区居委会情况介绍、大事记、基础数字汇编等材料

 


焦作市城市社区
文件材料归档范围和保管期限表

一、文书档案
(一)党建群团类
1、上级党组织普发的,需在一定时期内贯彻执行的文件材料                              短期
2、上级党组织或领导人针对本社区的批复、通报、讲话等                                           永久
3、上级党组织针对本社区党员、干部任免、奖励、处分的决定、通知等                               永久
4、社区党组织(总支、支部)年度以上工作计划、总结                                             永久
5、社区党组织(总支、支部)会议记录        永久
6、社区党组织及社区直管党员基本情况统计    永久
7、工青妇等群团组织年度以上工作计划、总结  永久
8、群团组织组织建设、开展工作情况          短期
9、青年志愿者花名册、活动记录              短期
(二)民主自治类
10、社区居民(代表)会议材料               永久
11、社区居民委员会换届选举材料(其中选票保存至下届社区居委会选举产生后销毁)                   永久
12、社区协商议事委员会成立及开展工作情况   永久
13、居民公约、居民会议制度、居民自治章程等 永久
14、社区简介、概况、社区管辖范围平面图、示意图
永久
15、上级机关下发的关于社区自治管理方面的文件材料
                                           短期
16、社区居委会年度工作计划、总结、统计表   永久
17、社区居委会历届干部花名册               永久
18、社区居委会工作大事记、历史沿革         永久
19、创建文明社区、示范社区材料             永久
20、社区财产、物资、档案交接凭证           永久
21、社区居委会有关人员任免、奖惩等材料     永久
(三)便民服务类
22、上级机关有关劳动就业、社会保障等方面的文件材料                                             短期
23、社区服务领导小组成员名单、机构、网络图、服务项目、基本设施设施情况等                                        永久
24、社区便民利民服务网点统计表             永久
25、社区服务平台记录                       短期
26、社区服务重点对象分类登记表(含军烈属、残疾人、特困救助、下岗人员、孤老户、60岁以上老人、港澳台人员亲属等)                                       短期
27、社区服务志愿者章程                     永久
28、社区服务志愿者小组、志愿者花名册、服务对象、提供服务记录表                                 短期
(四)卫生计生类
29、上级机关有关社区卫生、医疗、计划生育方面的材料                                             短期
30、社区医疗卫生服务站分布情况、开展服务记录短期
31、社区卫生、计生方面工作计划、总结       永久
32、卫生保健知识宣传材料                   短期
33、爱国卫生工作记录                       短期
(五)环境建设类
34、社区环境建设规划、设计图纸等           永久
35、社区环境卫生工作计划、总结、工作记录   永久
36、社区卫生检查评比材料                   短期
37、社区居民卫生费收入台帐                 短期
38、社区清扫保洁协议书                     短期
(六)文化教育类
39、精神文明建设年度及以上工作计划、总结   永久
40、精神文明建设小组名单、活动记录         短期
41、社区文化活动站分布、设施等情况         短期
42、社区居委会黑板报材料                   短期
43、创建特色工作材料(组织科普、文体休闲、书画展、各种比赛活动等)                               短期
(七)治安民调类
44、社区综合治理工作计划、小结             永久
45、治保网络、帮教人员、帮教对象、在押人员名册
永久
46、治安事件记录                           永久
47、群防群治工作材料                       短期
48、有关外来人口管理的人员名册、登记表、情况记录等材料                                         短期
49、民事调解记录及回访记录                 短期
50、普法活动记录                           短期
51、“法轮功”人员教育转化有关材料          永久
二、专门档案
(一)会计档案
1、原始凭证、记帐凭证、汇总凭证            15年
2、总帐、明细帐、日记帐                    15年
3、现金和银行存款日记帐                    25年
4、月、季度财务报表(含文字分析)           3年
5、年度财务报告(决算)(含文字分析)       永久
6、会计移交清册                             15年
7、会计档案保管、销毁清册                   永久
8、银行余额调节表、银行对帐单               5年
(二)社区居民健康档案
每户一袋或一盒                             长期
(三)低保档案
1、上级机关关于低保工作方面的文件材料      短期
2、社区低保工作计划、总结、报告            永久
3、低保金发放(变更)审批表                短期
4、低保户花名册、公布表、月报表、评议材料  短期
5、低保户跟踪表                            短期
6、低保金停止发放家庭有关材料              永久
(四)计划生育档案
1、上级机关关于计划生育工作方面的文件材料  短期
2、本社区计划生育工作方案、总结 、规定     永久
3、社区计划生育档薄                        短期
4、计划生育检查有关材料                    短期
三、实物档案
1、地市级以上(含地市级)颁发的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、荣誉证书等                               永久
2、县区级及区级以下单位颁发的各种奖励      短期
3、县级以上领导同志及社会知名人士在社区检查指导工作时的题词、画作等                           永久
四、声像档案
1、县级以上领导同志及社会知名人士在社区检查指导工作时形成的照片、录音带、录像等                                       永久
2、反映本社区重大活动、重大事件的照片、录像带
                                         永久
3、反映本社区获得各种荣誉(县级以上)的照片   永久

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