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焦作市民营企业档案管理工作指引
更新时间:2011-3-4

    一、本指引所称的民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

    二、民营企业档案属企业所有,受国家法律保护,民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。

    三、民营企业档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据,加强对本企业档案的管理是民营企业保护自身利益的重要方面。

    民营企业内部的档案工作体制以统一管理,分级负责为宜。即母公司除对公司本部的档案工作进行统一管理外,还应对其子公司的档案工作进行指导和监督,层层落实,分级负责。在此基础上,视本企业实际,对档案实行相对集中或部门分别保管。

    四、民营企业可以根据自身需要建立科学的档案管理制度,逐步实现档案管理的规范化和标准化。档案管理制度包括对各类文件材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和鉴定销毁等内容的规定。

    五、企业在生产经营、经济交往等各项活动中,应当遵守有关保守、保护国家秘密的法律、法规,同时采取相关措施防止企业保密档案资料的泄密和丢失,从而有效维护国家和企业自身的利益。

    六、企业档案管理人员应当忠于职守,同时具有相应的档案专业知识和业务能力。

    七、文件制作应使用耐久性好的书写材料和纸张,尽量避免使用诸如热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的书写材料。

    企业各部门按照本企业有关归档制度的要求积累所形成的文件材料,积极采取相关措施防止文件材料的散失,如指定专人负责收集保管本部门的文件材料、专人跟踪收集有关项目管理和实施过程中形成的文件材料等办法。

    八、应归档的文件材料要保持齐全完整,努力做到原件归档。

    基建、科研等科技活动要将从项目筹备阶段到最终验收阶段的全过程的文件(包括有关图纸等)收齐一同归档。

    正式归档的文件材料应按照一定的分类规则进行区分,档案整理标准可参照国家有关业务标准和规范的要求,并编制目录等检索工具。

    电子文件的归档管理推荐使用质量好的光盘作为存储载体,需永久、长期保存的电子文件还应制成纸质文件同步归档管理。

    九、落实有关库房保管制度,切实保障档案的保管安全。配备适合安全保管档案的库房或专柜,采取措施,满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求。

    十、努力开发和利用档案信息资源,为企业提供及时、有效的服务,是企业档案工作的最终目的。企业档案管理部门应做好档案的借阅利用工作,并通过建立档案利用台帐,编制档案参考资料等手段,积极为企业的各项发展服务。

    十一、企业对保管期限已满的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按照本企业有关鉴定销毁的规定,经企业法定代表人批准后进行销毁。其中会计档案的销毁应按财政部、国家档案局1998年8月印发的《会计档案管理办法》办理。

    十二、企业可以向有关档案行政管理部门或中介机构进行档案业务咨询、参加业务培训或委托代为整理、保管档案等中介服务。

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