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焦作市实施《归档文件整理规则》试行办法
更新时间:2011-3-4

第一章 总 则

    第一条 为了做好归档文件的整理工作,根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22— 2000)(以下简称《规则》),结合我市实际,制定本实施办法。

    第二条 本办法所指的归档文件,是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各种纸质文件材料。

    第三条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

    第四条 根据《规则》规定和我市的实际情况,从2002年1月1日起,立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。取消“卷”级整理,“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。

第二章 实施范围

    第五条 本办法适用于我市各级党政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。

    第六条 企业事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料的整理工作,可参照执行本办法。

第三章 归档文件整理的组织工作

    第七条 根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《机关档案工作条例》有关规定:凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团,及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料),均由文书处理部门和业务部门进行整理,定期向档案部门归档。

    各单位在归档文件实际整理工作中,可根据单位实际情况采取分散式、集中式或集中与分散相结合的形式。

    第八条 为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量,立档单位必须制定本单位的《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》,将其纳入有关部门和人员的岗位责任制监督实施。

    第九条 承担归档文件整理工作的部门和人员应做好文件材料的平时积累工作,要及时收集,严格登记,严格检查,随办随归,妥善管理。

    第十条 档案人员应深入实际,加强具体指导,认真细致,严把质量检查关。检查的重点是:应归档的文件材料是否齐全完整;整理的方法是否符合本办法和相关规定的要求;归档文件保管期限是否划分准确;与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案,整理方法是否符合要求。

第四章 归档文件的整理单位和装订

    第十一条 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。

    下列情况在实体装订和编目时,应作如下处理:

    (一)正本与定稿(含发文稿纸)为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(含定稿)各为一件。

    (二)正文与附件为一件;如果附件数量过多,或者太厚不易装订,也可各为一件。

    (三)收文处理单与来文作为一件。

    (四)原件与复制件(包括复印件及手抄件等)作为一件。

    (五)转发文与被转发的来文原件应分开保存。

    (六)报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式,一册(本)作为一件。

    (七)请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书可作为一件。

    (八)归档文件的不同文字文本为一件;如果文件过厚不易装订,也可各为一件。

    第十二条 归档文件实行三套制。第一套包括本单位发文(含定稿)和收文(包括上级、不相隶属机关和下级来文),按本办法进行文件级整理;其余两套,主要是指本单位自身形成的文件,按不同发文字号进行整理,编页号,加封面、目录、备考表,装订成发文汇集;没有发文字号的文件材料应编制“档编X号”并单独装订。发文汇集的厚度一般不超过1.5cm。(发文汇集封面式样见附图1)

    第十三条 归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:对破损文件进行修复;对有不耐久字迹材料的文件进行复制;去除文件中易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物(精装和平装等书本式的档案材料除外)。

    对不属进馆范围的短期保存文件材料可维持原貌不变。

    第十四条 对大于A4纸型规格的归档文件,应按照A4纸型的尺寸加以折叠。折叠中应尽量减少折叠层次,折痕应尽量位于字迹间隙处。

    第十五条 归档文件以“件”为单位装订。第十一条所列情况作为一件装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;回复性文件在前,报请性文件在后;汉文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;收文处理单放在来文的前面。

    第十六条 装订前应将“件”内各页对齐。采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。装订要牢固,做到文件不损页,不倒页,不压字。

    第十七条 归档文件应尽量采用线绳装订。各单位在试行过程中如采用线绳以外的装订方式,应事先报档案行政管理部门审核同意。

第五章 归档文件的分类

    第十八条 归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。

    第十九条 归档文件应采用保管期限—年度—组织机构或保管期限—年度—问题等复式分类法进行分类。

    各单位在制定分类方案时,要根据机关归档文件的实际情况,选择组织机构分类法或问题分类法中的一种,二者不能同时使用。过去本机关采用的分类方法如属其中之一,应继续延用,以保持稳定。

    第二十条 保管期限分类法,是指根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时,应执行《河南省档案局关于文书档案保管期限的规定》和《河南省文书档案保管期限表》的规定。

    第二十一条 年度分类法,是指根据文件形成年度对归档文件进行分类,即按文件的落款日期将归档文件归入相应年度。跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。两份以上(含两份)文件作为一件时,“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。

    第二十二条 组织机构分类法,是指根据负责形成或承办文件的内设机构对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类,机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位内设机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

    第二十三条 采用组织机构分类法,原则上哪个机构形成或承办的文件就归入那个机构的类中。下列情况的处置方法是:

    (一)由业务部门起草,以机关或办公室名义发文的,如果内容属该部门职责或业务范围,则应归入负责起草文件的机构;

    (二)由几个机构共同承办处理的文件,应归入主办机构;

    (三)立档单位内设置的临时机构,一般应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存。如果临时机构与该立档单位某一常设性内部机构合署办公的,形成的文件应归入该内部机构类中;

    (四)单位内党组织,及工青妇等群团组织形成的文件材料应单独设类。

    第二十四条 问题分类法,是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法,要求各类特点明确,不能互相包含。此法只在不适合按机构分类时采用。

    第二十五条 问题的类别与类名,可参照内设组织机构的职能性质来设置,如“党群类”、“综合类”、“业务类”。不允许按文种设类,更不能以“材料类”、“文件类”、“电报类”等设类。

    第二十六条 对每年归档文件材料较少的单位(永久、长期档案合计不超过60份的),可采用保管期限—年度复式分类法进行分类,不再分组织机构或问题。如属此类情况,该单位应事先报档案行政管理部门审核同意。

第六章 归档文件的排列

    第二十七条 归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。

    第二十八条 同一事由的归档文件,可按文件形成时间的先后顺序排列,或者按文件的重要程度排列,重要性的、结论性的文件排列在前面,其它的文件材料排在后面。

    第二十九条 不同事由的归档文件排列,可按照事由具有的共同属性,结合事由形成时间的先后和事由的重要程度来进行排列。

    第三十条 对具有保存价值,但未及时归档的零散文件,应排列在当年同一保管期限的最后,并在归档文件目录备注栏中注明该文件应归入的类目名,如“办公室”或“综合类”。

第七章 归档文件的编号

    第三十一条 归档文件编号,是指归档文件在全宗中的位置标识符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。

    第三十二条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号等项目。

    全宗号,是指档案馆给立档单位编制的代号。

    年度,是指归档文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2001”。

    保管期限,是指给归档文件划定的保管期限,分为永久、长期、短期三种。

    件号,即文件的排列顺序号,又分为室编件号和馆编件号两种。室编件号的编制方法为:按不同保管期限,依文件排列顺序,每年都从“1”开始逐件流水编号。馆编件号在进馆时按进馆要求编写,档案室暂不填写。

    机构(问题),是指作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化的简称。

    第三十三条 归档章一般应盖在每份归档文件首页上端右上角的空白位置;如果领导批示或收文章等占用了上述位置,可将归档章盖在首页上端的其它空白位置。归档文件有收文处理单的,应将其作为首页,并在其上加盖归档章,以更好地保护文件的原始面貌。

    第三十四条 归档章的格式为长60mm,宽30mm(式样见附图2)。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水等不耐久的书写材料进行填写;也可按归档项目内容刻成印章,如“人事科”或“人事类”,“永久”或“长期”等印章,直接盖在归档章项目栏内。

第八章 归档文件的编目

    第三十五条 编目,是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。(式样见附图3)其释义和具体填写要求如下:

    件号,是指室编件号。

    责任者,是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,或写通用的简称,不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难于判断的简称;联合发文责任者应填写标注发文字号的机关(本单位与外单位联合行文,但本单位不是主办机关的,本机关名称也要标注)。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,并在前冠单位职务名称。

    文号,是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录,不能省略。

    题名,即文件标题,填写题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。文件没有题名或题名含义不清,不能全面揭示文件内容的,应根据文件内容重新拟写或补充题名,并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号;重要的会议记录重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容;法律法规文件的历次修改稿各为一件时,应在题名后注明“第一稿”、“征求意见稿”等;正文与附件作为一件时,如果目录中只著录正文题名,反映不出附件的内容,可能造成漏检的,附件的题名要依次列出,并在题名前加“附件X”。

    日期,是指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度,用2位数分别填写月、日;对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。实际填写时应分为两行,如“ 20010101 ”。

    页数,是指每一件归档文件的总页数,仅用于统计和核对,文件原来编有页号的,无需再编制页号。请示与批复、正本与定稿等多份文件作为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

    备注,用于填写归档文件需要补充和说明的情况,如缺损、修改、移出、销毁等。

    编制归档文件目录时,原则上不同组织机构或问题的文件应分页填写,并在目录右上角的方框内填写组织机构或问题等类目名,如“办公室”或“综合类”。如属第二十六条不分组织机构或问题的,方框内不填内容。

    第三十六条 归档文件目录一律采用A4型60克以上白纸打印。归档文件目录可暂打印1份。各单位归档文件目录的电子数据应注意备份保存,并按要求逐年向档案行政管理部门报送。

    第三十七条 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录外封面由焦作市档案局统一监制,目录内封面采用A4型60克以上白纸打印,设置全宗名称、年度、保管期限、起止件号、目录号等项目。(内封面式样见附图4)

    第三十八条 归档文件目录分永久、长期、短期三种,每年分别装订成册。对机关归档文件较少的单位,可分保管期限若干年装订1本,年度之间用彩纸分开。归档文件目录厚度一般l.5cm—2.0cm为宜。目录号在档案进馆时按进馆要求填写,档案室暂不填写。

第九章 归档文件的装盒

    第三十九条 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

    第四十条 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒的具体要求包括:

    1、 不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒;

    2、 不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒;

    3、 分组织机构(问题)的,不同组织机构(问题)的归档文件一般不能放入同一档案盒。

    第四十一条 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)。

    第四十二条 档案盒盒脊应准确填写各检索项。起止件号栏中室编件号填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号,其间用“—”号连接,馆编件号待档案移交进馆时再行编制;盒号是指档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时接进馆要求编制。为方便档案室管理,档案室可用铅笔编制填写盒号。

    第四十三条 每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

    盒内文件情况说明,要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度,文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,也应加以说明。

    整理人,填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,以明确责任。

    检查人,填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,也可由机关内部机构负责人填写。

    日期,填写归档文件整理完毕的日期。

    备考表的外形尺寸、页边和文字尺寸等见附图5。

    第四十四条 档案盒及归档文件目录、备考表等,由焦作档案局负责监制,各单位不得自行印制。

第十章 附 则

    第四十五条 本实施办法自发布之日起施行。

    第四十六条 科技、会计等专业(专门)文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理按有关规定执行。

    第四十七条 本实施办法解释权属焦作市档案局。过去与本实施办法不一致的规定和办法同时废止。

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