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关于印发《焦作市婚姻登记档案管理实施办法》的通知
更新时间:2011-3-4

各县(市)区档案局、民政局:

现将《焦作市婚姻登记档案管理实施办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

                         焦作市档案局    焦作市民政局 

        2007530

 

焦作市婚姻登记档案管理实施办法

 

第一条 为规范婚姻登记档案管理,维护婚姻当事人的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》、《婚姻登记条例》和国家民政部、国家档案局联合发布的《婚姻登记档案管理办法》,结合本市实际,制定本办法。

    第二条婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种载体记录。

    第三条婚姻登记主管部门对婚姻登记档案工作实行统一领导,分级管理,并接受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。

    第四条婚姻登记机关应当履行下列档案工作职责:

    (一)及时将办理完毕的婚姻登记材料收集、整理、归档;

    (二)建立健全各项规章制度,确保婚姻登记档案的齐全完整;

    (三)采用科学的管理方法,提高婚姻登记档案的保管水平;

    (四)办理查档服务,出具婚姻登记记录证明,告知婚姻登记档案的存放地;

    (五)办理婚姻登记档案的移交工作。

    第五条办理结婚登记(含复婚、补办结婚登记,下同)形成的下列材料应当归档:

    (一)《结婚登记审查处理表》;

    (二)《申请结婚登记声明书》或《申请补办结婚登记声明书》;

    (三)香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料(含翻译材料);

    (四)当事人身份证件(从《婚姻登记条例》第五条规定,下同)复印件;

    (五)其他有关材料。

    第六条办理撤销婚姻形成的下列材料应当归档:

    (一)婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定;

    (二)《撤销婚姻申请书》;

    (三)当事人的结婚证原件;

    (四)公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明,或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书;

    (五)当事人身份证件复印件;

    (六)其他有关材料。

    第七条办理离婚登记形成的下列材料应当归档:

    (一)《离婚登记审查处理表》;

    (二)《申请离婚登记声明书》;

    (三)当事人结婚证复印件;

    (四)当事人离婚协议书;

    (五)当事人身份证件复印件;

    (六)其他有关材料。

    第八条办理补发婚姻登记证形成的下列材料应当归档:

    (一)《补发婚姻登记证审查处理表》;

    (二)《申请补领婚姻登记证声明书》;

    (三)婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明;

    (四)当事人身份证件复印件;

    (五)当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书,受委托人本人的身份证件复印件;

    (六)其他有关材料。

    第九条婚姻登记档案按照“年度—婚姻登记性质”分类。婚姻登记性质分为:A类:结婚登记类;B类:离婚登记类; C类:补发婚姻登记证类;D类:撤销婚姻类。

    人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

    婚姻无效或者撤销婚姻的,应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。 

第十条 婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法:

    (一)婚姻登记材料按照年度归档。

    (二)200711之后形成的婚姻登记档案,一对当事人婚姻登记材料组成一件。20061231之前形成的婚姻登记档案,未进行整理归档的也按一对当事人婚姻登记材料组成一件,对已按多对当事人婚姻登记材料组成一卷并按案卷要求规范整理的婚姻登记档案可以保持原貌不变。

    (三)件(卷)内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。

    (四)用白色棉线绳装订固定案卷,根据材料厚度可采用左上角2.5公分处和左侧三孔一线两种方法装订。

    (五)按本办法第九条的规定对材料进行分类,在同一类内按照办理婚姻登记的时间顺序排列。

    (六)归档章一般应加盖在归档材料首页上端右上角的空白处,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、婚姻登记性质、页数、馆编件号(式样见附件1)。

    全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

      度:档案的形成年度,以四位阿拉伯数字标注。

如:“2007”

室编件号:每年每个婚姻婚姻登记类别分别用阿拉伯数字从“1”开始标注,也称小顺序号。

登记性质:按规定分别填写婚姻登记类别字母代码。如:“ABCD

    数:按一对当事人形成的有效材料页数照实填写。

馆编件号:档案移交时按进馆要求编制的大顺序号,档案室暂不填写。

   (七)按室编件号的顺序将同年度、同类别的婚姻登记档案装入档案盒,并填写盒脊、备考表的项目。

    档案盒统一使用同级档案部门推荐使用的文书档案盒。

    档案盒盒脊设置全宗号、年度、机构问题、起止件号(室、馆)和盒号项目(式样见附件2)。前二项与归档章填写内容相一致,机构(问题)栏填写婚姻登记性质,室编件号填写盒内第一份档案和最后一份档案的室编件号,中间用“—”号连接;馆编件号、盒号(档案盒的排列顺序号)在档案移交时按进馆要求编制,档案室暂不填写。

    备考表置于盒内,说明本盒档案的情况,并填写整理人、检查人和日期(式样见附件3)。

    (八)按类别分别编制婚姻登记档案目录,每年的婚姻登记档案目录加封面后按结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证、撤销婚姻这四类顺序装订成册,一式三份,并编制目录号。

    第十一条 婚姻登记材料的归档要求:

    (一)当年的婚姻登记材料应当在次年的430前完成立卷归档;

    (二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;

    (三)归档章、备考表等项目,使用碳素墨水或蓝黑墨水笔填写;盒脊采用盖章方式填写,也可使用碳素墨水填写;婚姻登记档案目录应当打印,档案目录使用A4规格纸张(式样见附件45)。

    第十二条使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件,应当与纸质文件一并归档和移交,归档要求参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)。

    第十三条婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限至永久。

    第十四条婚姻登记档案应当按照下列规定进行移交:

    (一)各地民政部门形成的婚姻登记档案,应当在本单位档案部门保管满一年后向同级国家档案馆移交。

(二)2006年以前各乡镇人民政府和民政部门负责登记、保管的婚姻档案,由各民政部门按本办法第十、十一、十二条要求整理好后于20071231日前一次性向同级国家档案馆移交。

(三)被撤销或者合并的婚姻登记机关的婚姻登记档案应当按照前两款的规定及时移交。

(四)焦作市高新区婚姻登记档案按上述要求向市档案馆移交。

(五)婚姻登记档案向国家档案馆移交时,档案馆应当免费接收。

    第十五条 婚姻登记档案的利用应当遵守下列规定:

    (一)婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,明确办理程序,维护当事人的合法权益;

    (二)婚姻登记机关可以利用本机关移交的婚姻登记档案;

    (三)婚姻当事人持有合法身份证件,可以查阅本人的婚姻登记档案;婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的,可以办理授权委托书,委托他人代为办理,委托书应当经公证机关公证;

    (四)人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系,持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案;律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案;

    (五)其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的,婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下,经主管领导审核,可以利用;

    (六)利用婚姻登记档案的单位、组织和个人,不得公开婚姻登记档案的内容,不得损害婚姻登记当事人的合法权益;

    (七)婚姻登记档案不得外借,仅限于当场查阅;复印的婚姻登记档案需加盖婚姻登记档案保管部门的印章方为有效。

    第十六条 婚姻登记档案的鉴定销毁应当符合下列要求:

    (一)婚姻登记档案保管部门对保管到期的档案要进行价值鉴定,对无保存价值的予以销毁,但婚姻登记档案目录应当永久保存。

    (二)对销毁的婚姻登记档案应当建立销毁清册,标明销毁档案的时间、种类和数量,并永久保存。

(三)婚姻登记档案保管部门应当派人监督婚姻登记档案的销毁过程,确保销毁档案没有漏销或流失,并在销毁清册上签字。

第十七条 婚姻登记档案的统计按一对当事人一卷上报有关数字。

     第十八条 本办法由焦作市档案局和民政局负责解释。

第十九条 本办法自公布之日起施行。

 

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