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市委办公室   市政府办公室关于印发《焦作市重大活动档案资料管理办法》的通知
更新时间:2011-3-4

各县市区党委和人民政府,市委各部委,市直机关各单位,各人民团体:

    《焦作市重大活动档案资料管理办法》已经市委、市政府同意,现印发给你们,请结合本地本部门实际,认真贯彻执行。

 

                                                   中共焦作市委办公室

                                                   焦作市人民政府办公室

                                                   2007年5月22日

 

                   焦作市重大活动档案资料管理办法

 

    第一条  为了加强重大活动档案管理,确保重大活动档案的完整与安全,充分发挥重大活动档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《河南省档案管理条例》和《河南省档案管理登记与档案备案办法》的规定,结合本市实际,制定本办法。

    第二条  本办法所称重大活动,是指我市在政治、经济、文化、体育、科技、外事等方面开展或发生的具有较大影响和重要意义的活动,主要包括:

   (一)党和国家领导人在本市的公务活动;

   (二)省部级领导干部在本市的重要公务活动及国内知名人士在本市的重大参观访问;

   (三)外国政府、国际组织和著名外国友人在本市的参观访问;

   (四)市委、政府主要领导的重要公务活动;

   (五)在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动;

   (六)本市与国外友好城市相互往来的活动;

   (七)县级以上具有重大影响的政治、经济、科技、社会、文化、体育、旅游等活动或者公益性活动;

   (八)在县级以上行政区域具有重大影响的集会、会展等活动;

   (九)其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动(事件)。

    第三条  本办法所称重大活动档案,是指全市在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子文件及具有标志性纪念意义的实物等不同形式的历史记录。主要包括:文件、讲话稿、记录、宣传报道、题词等重要文字材料,录音、录像、照片(含底片、说明)材料;有纪念意义的标志性实物;以焦作市为表彰对象获得的各种荣誉牌匾、锦旗、证书等,其它具有保存价值的资料。

    重大活动档案的收集范围,由主办单位档案部门确定,报同级档案行政管理部门审批。

    对各类刑事案件的查处活动,不适用本办法。

    第四条  重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用和坚持“谁主办、谁收集”的原则,做好重大活动档案资料的收集归档工作。主办单位和主管部门在组织重大活动时,必须通知档案行政管理部门,使档案部门提前介入,必须指定专人负责,及时做好档案资料收集工作,将重大活动档案资料按规范标准进行整理归档。

    各级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,协调解决管理工作中的重大问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算,切实予以保障。

    市档案行政管理部门监督、指导全市重大活动档案管理工作;县(市、区)档案行政管理部门监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作;各国家综合档案馆是集中保管本辖区重大活动档案的机构;组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位),负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。

    第五条  重大活动档案实行登记备案制度,登记的表式由市档案行政管理部门负责制定。登记的方法和要求为:

   (一)一个单位承办的活动,由承办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作;两个以上单位联办的活动,由主办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作;临时机构承办的活动,由该机构指定专人负责该活动档案的登记和上报工作;

   (二)负责登记工作的责任人,应当在活动项目确定后一周内向同级档案行政管理部门填报《重大活动及重大自然现象档案备案表》,在活动结束后30日内填报重大活动档案目录;

   (三)档案行政管理部门收到《重大活动及重大自然现象档案备案表》后,应及时做好信息的分类,对重大活动档案进行督促、指导和检查。

   (四)档案行政管理部门每年12月底对当年重大活动档案的登记备案情况进行汇总、公布。

    第六条  各级档案行政管理部门应当加强与组织承办单位的联系,及时掌握重大活动的有关情况。属于本办法第二条规定的重大活动,组织承办地档案行政管理部门根据档案管理工作的实际需要,可以派出专业人员参加,并采取录音、录像、摄影等方式直接收集重大活动声像档案。

    第七条  组织承办单位在制定重大活动实施计划时应同时制定重大活动档案收集方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,落实相应的保障措施。

组织承办单位的档案工作机构、人员具体负责重大活动档案的收集、整理工作,并对归档材料加以集中管理。档案工作人员应当具备档案业务知识,忠于职守,遵守档案工作纪律。

    第八条  对重大活动档案的管理以组织承办单位为主,具体按下列规定执行:

   (一)一个单位承办的活动,其形成的整套材料应归入本单位档案机构,并按规定向同级国家综合档案馆移交;

   (二)两个以上单位联办的活动,其形成材料由主办单位统一立卷归档,联办单位应及时收集、整理本单位在活动中形成的档案,并在活动结束之日起30日内向主办单位汇交,由主办单位按规定向同级档案馆移交;

   (三)临时机构承办的活动,其形成材料由该机构指定专门人员立卷归档。活动结束后机构解散之前应及时向同级档案馆移交;

   (四)市委、人大、政府、政协四大班子办公室要安排专门秘书人员收集市四大班子主要领导同志日常政务活动中形成的照片、录音、录像、资料,并及时向市档案馆移交。

   (五)市广播电视局、焦作日报社应建立重大活动即时移交制度,安排档案工作人员和相关人员在活动结束后及时整理重大活动中形成的摄影、录像资料及文字说明,并刻制成光盘,连同领导同志签发的新闻稿原件按季度向市档案馆移交。

   (六)为确保重大活动档案齐全完整,市广播电视局、焦作日报社应定期向市档案馆移交“焦作新闻”及有关专题新闻节目资料和《焦作日报》(包括电子版)。

    第九条  在本办法下发前已形成的重大活动档案资料由各参与单位按本办法第三条所列收集范围,在本办法实施后列出移交清册,并于三个月内向同级档案馆移交完毕。

    第十条  所有重大活动档案未经档案行政管理部门批准,不得向档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送,不得私自携运出境;禁止出卖、赠送给外国人。

    第十一条  保管重大活动档案的单位必须采取有效措施,确保档案的完整和安全。对因保管条件恶劣或其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的,各级国家档案馆有权提前接收,鼓励重大活动档案保存者向国家档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

    第十二条  各级档案行政管理部门要明确科室、确定专人负责督促、指导、接收重大活动档案,增加投入建立重大活动专题数据库,改善档案保管利用条件,加强对进馆重大活动档案的管理研究、编纂和数字化转换工作,提高重大活动档案的利用水平。

    第十三条  对重大活动档案管理工作作出突出贡献的单位和个人,档案行政管理部门和有关主管部门应当给予表彰和奖励。

    第十四条  建立重大活动档案责任追究制度,对不按照规定及时整理、登记、移交重大活动档案和造成档案损毁、丢失的单位或个人,档案行政管理部门应当给予通报批评。情节严重的依纪依法追究有关部门和人员的责任。

    第十五条  本办法自公布之日起施行。

 

 

重大活动及重大自然现象档案备案表

 

活动名称(自然现象名称)

 

重大活动(自然现象)举办(监测)起止时间、地点

 

主办单位

 

负责人

 

电话

 

协办单位

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

形成档案数量

纸质档案

                     排架长度      

录音档案

     

录像档案

                                   

   

   

               

电子档案

               

实物档案

               

资料数量

               

主办单位

 

 

 

 

 

 

 

 

(盖章)

     

档案行政管理部门

 

 

 

 

 

 

 

 

(盖章)

      

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