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《数字档案馆系统测试办法》的简析与思考
作者:平顶山市档案局 胡建斌  更新时间:2019/4/22

《数字档案馆系统测试办法》简析与思考


平顶山市档案局 胡建斌


    一、《办法》出台背景

    2014年11月26日,国家档案局办公室发布了印发《数字档案馆系统测试办法》的通知,这标志着《办法》的正式出台。该办法基于对数字档案馆系统建设及运作的深刻总结,并利用99个具体的指标来测试数字档案馆的基础设施、系统功能、档案资源等方面,从而指导数字档案馆建设,有利于成为为社会更高效服务的综合信息资源库,方便用户访问和查询,使档案信息能及时发布,同时,使数字档案馆的安全防护方面更牢固。
    随着信息时代的不断发展,不同单位办公自动化的普遍使用,档案领域就要与时俱进,呈现新气象。数字档案的类型不断增多,馆藏档案资源不断丰富,优化了馆藏结构,数字档案馆(室)建设活动全面展开。
    2010年,《数字档案馆建设指南》的出台,规范和引导着数字档案馆建设,取得一定的成效。但随着时代发展,数字档案馆建设新的问题与课题不断显现,这就要求进行数字档案馆建设系统的检验,找出问题并加以改正。
    2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,规定和引导档案事业的科学发展。该《意见》对新形势下数字档案馆建设工作提出指导,要求档案部门结合实际完善数字档案馆的建设。
    全国档案局长馆长会议也曾强调要加快数字档案馆(室)建设,应时势之需。在多种情况的综合影响下,《数字档案馆系统测试办法》应运而生。
    《数字档案馆系统测试办法》明确规定了测试流程,各数字档案馆对照《测试指标表》进行自测试,测试分数达到80分以上的,根据自愿申报原则,填写《数字档案馆系统测试申请表》。测试工作程序包括申请测试、现场测试和测试审批。明确测试申请程序,方便了各档案机构的工作。
    二、对《办法》的简析
    (一)《办法》的进步性
    《办法》出台后,指导和规范了数字档案馆的建设工作,为以后数字档案馆工作明确了努力方向,一改以前的低水平的做法。在数字档案馆系统评价内容方面更科学,符合时代的发展要求。具体表现在以下几方面:
    1、《办法》系统测试指标在检验信息服务方面指标很具体、准确。从测试指标中可以看出,数字档案馆系统利用效果是测试重中之重。用户是数字档案馆信息服务最核心的要素,满足用户的需求是当前数字档案馆首先考虑的问题。用户利用档案的登记、审批等程序、阅览服务和系统检索功能也是测试的重要方面。测试的最终目的是最大程度地满足用户在不同网络环境下的利用需求。对照测试标准,数字档案馆通过自测找到存在的问题与不足,不断加以改进和完善。
    2、档案资源这一指标占了一半以上的比重,是考查数字档案馆的重要部分。数字档案馆应重视目录数据的建立、数字档案的接收、建立数字档案资源管理库和数字档案资源利用数据库,这样,使数字档案资源清楚且能有序管理。
   3、保障体系要重视建立和实施各种制度,如安全管理、人员管理制度等,实施要有记录;建立与数字档案馆相适应机制,如人员的配备情况、数字档案馆要有明确的发展规划等等。
    4、《办法》测试具体方法既全面又具体,能够全面反映数字档案馆的建设和发展情况。整个数字档案馆测试指标大体上可以分为四类:定性类、定量类、测查类和评价类。比如定量类指标“随机抽查100件档案数字化成果”、测查类“利用者办理利用登记时间不超过5分钟”、评价类“现场专家对数字档案馆操作的满意度”等。
    5、数字档案馆服务绩效方面从数字档案馆自身和用户方面出发,来提高服务效果。档案业务能力方面要提高:档案网站上的馆藏介绍、数据检索等服务项目要齐全,提供馆际资源共享等。用户满意度的测试包括不同网络环境下的用户对数字档案馆的操作和服务的满意度,还包括现场专家的满意度。这样测试出来的结果能代表社会的满意度,因而,数字档案馆自身要根据服务对象的要求和反馈完善自身系统。
    (二)《办法》存在局限性
    《办法》中设计的具体内容很全面且明确。但在实际指导数字档案馆建设方面不能有效准确指导,现实中存在数字档案馆基础设施等情况较差,按照《办法》规定的具体指标并不符合实际情况。具体表现在:
    1、我国数字档案馆建设水平整体上处于较低位置,运行资金不足,难以按照《办法》进行建设。如测试指标中主机房的选址方面,实际情况难以做到全面规避选址远离强电磁场、强震动源,强噪声源等区域;在安全防范系统的门禁设施(指纹、虹膜等)的建设发展缓慢,难以做到《办法》的具体要求。
    2、《办法》测试工作时间短,不能有效全面测评数字档案馆。有的数字档案馆忙于应付测评工作,测评工作完成后,又回复到以前的现状或者数字档案馆建设工作在今后发展中止步不前。这样,《办法》测试工作就无意义了。
    三、《办法》的应用现状分析
    《办法》出台后,数字档案馆一般将设立“全国示范性数字档案馆”作为工作目标,积极建设自身数字档案馆系统。对照《辦法》进行自测后,符合申请条件的数字档案馆按照申请的工作程序向国家档案局提交申请,然后由国家档案局派出测试专家组进行测试,合格后,将会产生一批“全国示范性数字档案馆”和“通过国家级数字档案馆测试”两种级别的数字档案馆。关于《办法》的应用现状分析,下面以太仓市数字档案馆、上海市徐汇区数字档案馆和南京市建邺区数字档案馆为例进行说明。
    (一)太仓市数字档案馆测评概况
    2015年7月,国家档案局专家组依据《数字档案馆系统测试办法》的具体条款对太仓市数字档案馆的基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五大指标进行了全面测试,其结果达到了“全国示范数字档案馆”测试标准。
    从本次测试工作中看出,《数字档案馆系统测试办法》测试全面细致,促进了数字档案馆建设。具体表现在以下几方面:在数字档案馆已有的基础上,《办法》指导数字档案馆档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系的建设完善;《办法》督促数字档案馆各项制度建设的更加全面,强调了制度的组织落实;太仓市档案馆与基层档案室能够熟练应用数字档案馆系统,有利于太仓档案信息化工作。太仓市作为全国首家“全国示范性数字档案馆”,为全国其它地区的数字档案馆的建设工作提供了大量业务工作经验。
    (二)徐汇区数字档案馆测评概况
    2016年9月底,国家档案局专家组按照《测试指标表》对徐汇区数字档案馆进行测试,数字档案馆系统操作符合各项指标,上海市徐汇区数字档案馆系统最终成为“全国示范数字档案馆”。
    《数字档案馆系统测试办法》出台的实际意义巨大。《办法》为数字档案馆提供建设指导,促进数字档案馆根据实际情况制定一系列标准、规范等,软硬件基础设施建设中获取了丰富且成功的一些实践经验,同时培养出了档案信息技术人才,档案工作人员综合素质提高。同时,在测试过程中,专家们不遗余力地提出了有关数字档案馆建设的意见和建议。徐汇区作为“全国示范性数字档案馆”,能够有效地带动周边地区数字档案馆的建设以及其它部門信息化工作。在全国范围内起到示范效应,是档案馆建设有益经验,可供其他地区共享。
    (三)南京市建邺区数字档案馆测试概况
    2016年10月底,国家档案局按照《数字档案馆系统测试办法》的具体要求,对建邺区数字档案馆进行测试打分。数字档案馆系统在不同领域运行顺利,用户满意度高,最终通过了数字档案馆的测试。该区档案馆提供查询利用服务高效,办公效率高,社会公众满意度高。其建立的关乎民生档案共享平台,大大方便了群众查档和用档。
    建邺区数字档案馆建设时间较长,一直努力对数字档案管理系统进行开发升级,各类信息不断整合,实现了档案工作各业务环节的信息化、科学化、规范化管理,是建成档案信息化工作发展的重要平台,成为一个满足社会各方面信息需求的社会资源库。数字档案馆系统测试工作推动了信息技术的发展,带动相关的计算机技术、网络技术等高新技术的发展,促进高新技术转化为生产力。
    (四)济源市数字档案馆系统进行测试概况
    2017年6月14日-16日,国家档案局组织专家对济源市数字档案馆系统进行测试,一致同意济源市数字档案馆系统通过“全国示范数字档案馆”测评验收。11月3日,国家档案局下发通知,批准济源市数字档案馆为“全国示范数字档案馆”。
    从以上实例中可以得出,该《办法》的应用情况良好。一方面数字档案馆根据《办法》的具体要求,不断改进和完善自身建设包括软硬件基础建设、网络建设、数字资源等。另一方面,《办法》测试指标全面详尽,是数字档案馆测试工作中的重要依据,促进系统测试工作的开展。
    四、基于《办法》对当前我国数字档案馆建设的思考
    (一)我国数字档案馆建设存在的问题
    实际表明,目前数字档案馆建设和提供服务方面仍然存在着不足。主要概述为以下三个主要方面:
    1、馆藏数字化水平低,网页访问速度慢,具体模块设置不合理,在线可访问的档案内容少等,个别内容“信息孤岛”现象严重。如档案局app普及率和易用性水平低,甚至成为“僵尸app”。
    2、数字档案馆长期的发展政策、规划缺失。具体表现为缺乏统一的信息资源网络标准,数字档案馆建设重复、粗放,缺乏数字档案馆建设长期权威性、指导性政策体系。由于数字档案馆政策、发展规划缺失,人口、技术、法律法规、资金等得不到有效保障。
    3、档案馆提供的移动服务内容单一,缺乏个性化的服务,如内容局限于浏览目录和全文检索方面。早已进入移动互联网时代,手机档案馆越来越成为移动数字档案馆服务的重要途径之一,然而,在给手机用户提供利用服务方面,没有充分利用移动互联网自由、灵活的优势。
    (二)数字档案馆建设的对策
    1、数字档案馆的建设注重整体规划的设计和建立。整理规划就是在科学分析和综合考量各个变量要素的基础上,确定数字档案馆的功能定位。数字档案馆在规划过程中要综合考虑数字档案资源、软硬件基础设施、保障体系建设等多个方面。
    2、加强档案馆互联网建设,可依靠云计算、移动互联等技术支持。数字档案馆强调数字化信息资源、全时在线、个性化网络服务等建设功能,与新型互联网思维发展不谋而合。数字档案馆的用户主要是在线利用数字档案资源,构建交互式的服务平台,通过数字档案馆用户交互平台及时对用户提问进行回复,与用户进行交流,获得知识共享。
    3、调查用户需求,建设符合用户特点的信息服务网站,并注重网站的美观;设立微信、微博等来推送用户需求信息;注意馆藏资源的编研工作,提取满足用户潜在需求的有用信息。 数字档案馆的生命力在于获得社会各界用户的关注,提升社会档案意识是重要的工作任务之一。
    4、加强数字档案馆保障体系建设,提高数字档案馆的容灾能力。建立健全数字档案馆安全管理制度,制定包括防范自然灾害、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案。只有高效的数字档案馆,才能为用户提供出高质量的服务。
    5、完善移动数字档案馆服务体系在服务内容、联接模式、体系架构方面的建设。在服务内容方面,主动推送与民生相关的信息,利用微博、微信等社交媒体与用户进行交流。采用多元联接模式,如安装应用程序软件等,满足用户的信息需求和提供个性化服务。通过搭建数据层、服务层、应用层、网络层体系架构实现档案数据资源在移动终端设备上的应用。


           供稿:胡建斌          

           2019年4月22日


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