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2018年归档文件整理步骤
作者:平顶山市档案局  胡建斌  更新时间:2019/4/18

2018年归档文件整理步骤


平顶山市档案局  胡建斌


    根据《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015),现整理出《2018年归档文件整理步骤(简略版)》,每个操作步骤后,附有操作过程中需要注意的问题。

    1、收集

    将上年度收到和形成的全部文件材料(包括党、政、工、团、人事、纪检、财务、基建和业务等部门形成和收到的各种文件、报表、图纸、光盘、照片等)收集齐全完整,具体操作参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令) 。

    2、组件

    通常情况下归档文件一般以每份文件为一件,但需注意以下特殊情况:正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 同时应注意件内排列顺序。

    3、分机构(问题)

    机构(问题)是两种分类方法,各建档单位需根据实际情况,保持历史连续性确定分类方法。其中,机构分类法,就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。采用机构分类时,一般来说,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类名。采用机构分类法,原则上是哪个机构承办起草的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的,一般归入主办机构;业务部门起草,以办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草文件的机构的类中。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。例如:将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”,业务部门形成的文件划为“业务类”,行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。

    4、划分保管期限

    即把文件材料区分为:不归档、永久和定期。结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行鉴定。一般来说各乡镇办和重要职能部门文件数量大、内容多,区分保管期限尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或职能较为单一的单 位,可以往“自己”靠,即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料,其保管期限从长。 

    5、排列顺序

    在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 即是完成了按照年度——机构(问题)——保管期限分类完成后的档案需要按照时间结合事由,重要程度进行排列,简单的可以理解为类似事件排列在一起。

    6、盖归档章

    归档章要求盖在文件首页上方空白处右上方,归档章要盖得清晰,严禁盖成“双眼皮”或模糊不清;归档章内项目填写要工整、准确、规范,用汉字在空白处填写:全宗号、年度、、件号、、机构或问题、保管期限、页数。

    7、编件号、页码

    永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号,每年从0001开始。页码一般以件为单位,逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 

    8、修整文件

    每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和定期30年保管的文件必须去除易生锈的金属物, 定期10年可不用去除金属物。 

    9、填写备考表并装盒

    要求各立档单位统一使用由档案局监制的无酸纸制作的档案盒。归档文件应严格按照件号的先后顺序,依次装入档案盒,一盒装满后,顺序装入下一盒。 

    10、编目

    按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求,根据《浉河区档案局关于统一机关档案室数字化档案目录模板的通知》(浉档发〔2015〕20号),对装盒的归档文件进行逐条录入,目录统一为excel表格,即(.xls)格式。 

    11、数字化扫描

    扫描前,去掉资料中所有金属物,如订书针、大头针和回形针等,保持资料的整齐,不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。 

    扫描形成文件保存为多页pdf格式,文件命名为档号,即全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号,如全宗号为0001的单位,2017年度,文书档案第一件,保管期限为永久,机构(问题)为办公室的档号为:“0001-WS·2017-Y-BGS-0001”, 其中WS是文书的拼音代码,Y是永久的代码,BGS是机构(问题)办公室的拼音首拼的大写字母。 

    扫描完成后,把目录和扫描件移交区档案馆进行转换,转换后形成的《归档文件目录》装盒,完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。 

    12、装订

    装订要细致。即各种金属物要拆除掉,装订线要缝直,文件要平整,装订线要用剪子修剪整齐,不留 线头,不要图省事,用手拽。 采用缝纫机线装时,只轧文件中间的三分之一处。采用直角装订时,注意线头,不能随意抖掉。

    13、排架

    每年形成的档案按保管期限依次上架,同一个保管期限按照机构(问题)依次排列,便于实体管理,以后便于档案移交进馆。简单的说就是保管期限一样的档案,要按照年度、盒号依次排列。不同保管期限的档案不能放在同一个柜子里。


                             2019年4月18日


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