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浅谈照片档案的管理
更新时间:2011-11-16

 

浅谈照片档案的管理

 

    内容摘要照片档案是档案管理工作的重要组成部分,做好照片档案的收集、保管是整个照片档案管理工作的前提和基础;积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。本文结合档案馆工作,围绕照片档案的收集、保管与利用工作等问题进行了较为系统的初步探讨。

    关键词:照片档案 收集 保管 利用

         照片是随着科学技术的进步而诞生的一种新型的档案载体类型,它以其特殊的载体形式,反映出悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌,弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及,新型信息介质的出现,照片档案日益增多,内容日渐丰富。因此,作为档案部门要特别重视照片档案的收集、保管与利用工作,以更好地发挥照片档案的作用。

一、开展照片档案收集的重要性
         照片档案是人类社会的一种原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用,而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时照片档案是开展档案管理的物质基础,是档案信息资源开发的必要条件。有了照片档案,档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象;离开档案,档案工作就是“无米之炊”,而且收集工作的质量,直接影响着其他业务的开展,决定着其他业务工作的优劣。如果收集的照片档案不完全,那么整理工作中就难以保持每张照片之间的有机联系;在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值,正确划分保管期限,在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求。因而,照片档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位,是一个关键性的基础工作环节。
二、如何做好照片档案的收集工作

1、要加强宣传,提高对照片档案的归档意识。首先,作为档案管理人员应该不断加强对照片档案工作意义、作用的认识,尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作。其次,档案部门必须采取多种有效措施和途径,大力宣传照片档案的价值和重要性,以增强公众的档案意识,了解照片档案在社会进步和发展中的重要地位和作用,扩大照片档案在公众中的影响,使照片档案收集工作获得社会各界的支持。

2、完善收集法规,明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循,步入制度化、规范化管理的轨道,必须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求,对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定,以增强收集的权威性,确保收集渠道的畅通。

3、扩大收集渠道,通过多种方式收集照片档案。为解决照片档案收集难问题,保证照片档案的齐全完整及质量,档案馆可采取如下方法:一是到各机关、企事业单位等收集或翻拍照片档案;二是向个人有偿或无偿收集照片资料;三是通过档案馆外出拍摄积累照片资料,即档案馆可配合当地发生的重要活动深入事件发生现场拍摄第一手照片资料,这是一种行之有效的照片档案积累方式。

作为档案部门应时刻关心国家大事,做档案工作的有心人,对当前发生的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集,以保证照片档案信息的完整、齐全。

三、如何做好照片档案的保管工作

由于照片档案制成材料的特殊性,它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下几点:

1、做好照片、底片入库前的检查,严格把好照片档案入库关,对照片进行扫描,并对形成的电子照片档案刻盘一并保存。对已在库内的照片档案应进行定期检查。

2、适宜的温湿度。一般温度在15-25,湿度在55-65%较为适宜。同时库房要做到防尘、防光、防潮、防有害气体等。

3、采用良好的档案装具。照片装册后应立即放在箱柜中。光盘要装进特制的装具里,底片要装进特制的底片袋。

四、如何做好照片档案的利用工作

照片档案的保存价值在于利用,只有积极开发照片档案的利用价值,为社会提供各种有价值的信息资源,才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。

1、开展主动服务,树立服务意识,在照片档案的利用工作中,档案工作者要尽心尽职,树立主动服务意识,了解利用者需求,宣传介绍馆藏照片档案信息,介绍利用制度和方法,为利用者查找所需的各种照片档案提供服务。

2、利用照片直观、形象、真实的特点,编辑画册、举办图片展,通过展示文化和历史发展历程,宣传档案工作。

3、照片档案与文书档案结合利用。在一些照片和文书中所反映的内容和信息往往是同一事物或事件。照片档案作为一种信息记录,形式简单、直观,记录真实迅速,画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制。但是单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实,如能够在提供照片档案的同时,主动为利用者提供相关的文书档案,即与相应的文书档案相结合,将会更好地提高利用价值。

4、依托网络将扫描照片以电子文件形式在网上发表,这样既提高了照片档案的利用率,又起到了档案资源信息共享的效果。

综上所述,照片档案是档案管理工作的重要组成部分,做好照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础;积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前照片档案工作在这两方面都应加强和完善,从而有效地推动照片档案工作沿着正确的方向发展。

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