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对科技档案信息资源的开发和利用研究
更新时间:2011-11-16

    在人类文明与社会进步的历史长河中,档案一直起着承前启后的作用。无论是中国古代的四大发明,还是国内外闻名遐迩的古代遗迹,都像深深的烙印,详细记录着当时的文明活动,正因为它的存在,后人才能在前辈的劳动成果上不断的创新、发明。反之稍有缺失,则造成了后人的谜团。因此,可以说,人类社会发展到今天,档案信息资源的开发利用功不可没。

    在知识经济飞速发展的现今,档案信息的时效性在科学技术更替频繁的社会进程中越来越短。因此,及时、有效、充分地开发档案信息资源并推向社会,是一个企业向社会推荐自己,体现价值,参与竞争的必要手段之一。然而,长期以来,由于受到保密意识的影响,有些档案信息资源成为了企业至个人的专属资源。这使得一个企业科技成果的推广利用受到了很大的约束。有时甚至由于害怕将自己的成果向社会而导致在市场竞争中处于劣势。事实上,这些都是错误的观念,只要在大力开发档案信息资源的同时,加强知识产权保护意识。在知识产权保护法律法规的保护下,更能施展拳脚,只有加大档案信息资源的开发力度,充分发挥档案资源的价值,才能为企业创造更大的效益。

    一、科技档案资源开发利用的价值

    一套完整的科技档案是一项科研活动从立项到研究到取得成果的全过程的详细记录。其中包含了课题立项的科技背景,科研人员的研究(设计)思路,关键技术诀窍,出现问题解决的方法,重要参数,操作工序和重要结论等。科技档案除了为某项研究成果直接投入产品生产提供一切的第一手资料外,对于相关技术可以借鉴,启发科技人员的思路,使科技人员少走弯路,为企业节省人力、物力、财力。所以科技档案,一方面可以体现企业的科技成果和科技水平,更重要的它是企业的技术资源储备,是国家的宝贵财富。
    由于市场的要求,形势的需要等等不同的原因,很多企业,特别是一些专业研究单位都有很多的科研课题在进行过鉴定以后,有一部成果分成为企业的支柱产品进行大批量的生产;有的只进行过短时间的生产;有的甚至鉴定过后将档案移交档案室就算结束了课题。如很多的预先研究课题、基金课题。这些课题有的后来被利用;有的因为当时的研究水平不够,研究只进行到某个阶段;有的由于应用条件不具备其成果将

    然而,从古到今科学的每一次进步都是在前人所做的研究的基础上实现的。今天科学的发展速度如此之快,其主要原因之一,就是对科技信息的发掘和迅速的传播。而在各种信息中,档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可查考性等特殊性质,而占有独特的地位。将这种原始、真实的档案信息开发出来提供给社会,让更多的后来者借鉴,让死档案变成活信息,为企业再创经济效益。这就是科技档案资源开发利用的价值所在。

    二、做好档案信息资源的开发利用首先应当解决的几个问题

    (一)档案信息资源的开发利用要打破传统的保守观念

    档案作为一种信息的载体,其核心是技术、信息,是一个企业具有高价值率的无形资产。更主要的档案还是一个企业花费了大量的人力、物力和财力获得的科技成果。它使档案具有了产权。为了使这些成果保持它的先进性和独创性,为了使产权得以维护,需要有严格的保密制度和利用制度对档案的利用加以约束,并且,档案是不能随便公开的。这是长期以来人们对于档案的认识观念。

    正是由于受这种传统的保守观念的影响,使档案资源的开发利用一直受到很大的约束。绝大多数的人都认为;档案信息的开发利用是紧限于本单位的。现在有的单位内部实行独立核算,档案信息的利用甚至限制到各单位内部的各部门。例如,有的单位有民品开发室和军品开发室,因为独立核算,档案也不能相互利用,这大大地浪费了单位的财力、物力,也大大浪费了档案资源。

    知识经济时代,全球都在大力推进科技创新,技术更新日新月异。档案,特别是科技档案的时效性也在缩短。因此,档案信息资源的开发利用应该打破传统的保守观念,把企业的档案信息资源及时、适度、有效的推向社会,使企业在经济市场中取得一席之地。这一点应当得到档案管理人员和企业领导的共识。

   (二)档案应适时解密

    档案中由于蕴涵着关键技术、重要参数、操作规程等而具有秘密性。由于档案价值鉴定在很多企业没有实质性的开展,在进行档案鉴定工作时,档案的解密等工作没有得到落实。很多企业科技档案的密级在确定时就是就高不就低的,而一旦定为秘密或机密,其保密年限就随其保存期限一并成为长期或永久。有的档案,即使有保密年限,但到解密期后也没有及时做好解密工作,饿而一直作为秘密或机密档案保存的,这给档案信息的开发利用带来了很大的局限性。

    然而,科技档案信息是具有一定时效性的,一项科技成果,根据其价值量的大小,在一段时间和一定范围内是需要保密的。但一旦被更新的技术所取代就应考虑其档案的解密。随着经济全球化的发展,档案信息的秘密性和秘密时段不断缩小,要最大限度地发挥档案资源的作用,就必须考虑档案适时解密。

   (三)提高档案管理人员的素质

    大力开展档案信息资源的开发利用工作,档案管理人员责无旁贷。现代档案管理不能还停留在“收、存、借”上。管理人员应积极主动的深入了解本企业科技成果的技术水平,并能了解经济市场的需求,及时、适度、有效地开发档案信息资源。要做到这一切首先就需要档案管理人员既要具备一定的档案编研基础知识,同时还需要了解本企业相关的专业知识,以及档案现代化管理手段。

    然而,由于历史原因,目前,我国的档案管理人员队伍的知识水平还普遍较低。近年来,虽然在大力提倡加强档案管理人员的业务培训工作。但要全面提高档案管理人员的素质,还需要企业领导的高度重视,加强档案管理专业队伍人才的配备。同时,现有的档案管理人员也应当努力学习新的、现代化的档案管理知识,以适应新的、更高的档案管理要求。

    三、在档案信息资源开发中应注意的几个方面

   (一)档案信息的开发不能是档案部门的小集体行为

    档案作为一种资源的重要性对于企业而言,已经超过了资金、设备等要素,超过了财力、物力,应当受到特别的保护。特别 是涉及我们国家一些高精尖技术成果的档案,不仅是一个企业的秘密,也是国家的秘密。所以档案信息资源的开发,不能是档案部门一个小集体的行为,更不能是个人行为,而应当是有计划,有组织地进行。档案信息在对外发布之前应该经过企业的保密委员会严格的审查,否则就会因小失大,泄露了企业的秘密,甚至国家的秘密。

    (二)档案信息资源的利用应当是有偿的

    档案属于知识的范畴,而且有明确的产权,应当受到知识产权法律法规的保护。它的利用应当是有偿的。不能只是作为企业的宣传材料,免费向社会发布。那样的话,档案的开发利用工作将始终得不到大力。深入的开展。即使在实行了各部门独立核算的企业内部,也应提倡有偿利用档案资源,这样不仅能节约整个企业大量的人力、物力、财力,充分利用了本企业的档案资源,也能激活企业内部的创新机制,加快企业的创新

   (三)了解科技成果的先进程度,注意档案信息开发的深度和信息发布的渠道

    档案信息的时效性取决于内含技术成果的先进程度。对于可以公开的。较成熟的,且企业已不再生产的技术成果的档案可以进行较深入的开发,有偿地向社会提供,发挥档案资源的价值,为企业创造效益;对于可以公开的特别先进的技术成果,可以通过信息性地报道,向社会发布,为企业创造经济效益和社会效益;对于可以公开的最先进的科技成果,可以通过申请发明专利、发表专著等形式及时地开发其档案资源,因为专利和专著己有专门的知识产权保护法,公开后是受知识产权保护法保护的。这样做使企业的最新的技术成果在最短的时间内获得了知识产权的保护,就等于其技术(或产品)就独占了市场。

    随着经济全球化发展的进行,实现全球资源共享的一天必然将来到。解放思想,打破传统观念,提高素质,知己知彼,大力开展档案信息资源的开发利用工作,是新时期档案管理工作者必须要承担的工作。同时,档案资源全球共享,目的是要给自己的企业带来更大的经济效益,“世界上没有免费的午餐”。因此,在做好档案信息资源开发的同时,我们必须提高认识,加强自我保护意识,充分发挥档案资源的利用价值,为企业创造更大的经济效益和社会效益。

 

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