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企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制方法(10号令解读之四)
作者:国家档案局经科司   蔡盈芳  更新时间:2016-10-14

企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表编制方法(10号令解读之四)

——企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制应参考的依据


企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表的过程中,文件材料具体归档范围的界定和其相应具体保管期限的划定均应根据有关要求来确定,这些要求除按照10号令的相关要求外,还有企业内部管理规定、流程的要求,国家其他非档案专业法律法规及规范性文件要求,客户需求等。这一点,10号令第十五条提出了明确的要求。即要求“企业应依据本规定(10号令)和国家及专业相关规定,结合本企业生产组织方式、产品和服务特点,编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表”。

一、10号令的有关原则要求

10号令中对文件材料具体归档范围的界定和其相应具体保管期限的划定主要以附表为主。但是,10号令的附表并不能囊括企业所有应归档的文件材料和所有档案保管期限的精确划定。因为,10号令是面对所有企业的,其附表只能对企业共有的管理类文件材料归档范围进行具体界定,对企业共有的管理类档案保管期限进行具体的划定。而不同企业,由于产品和业务的不同,所处的层级不同,以及发展阶段和管理理念等的不一样,文件材料的归档范围和有些档案应划分的保管期限是不一样的,这些并未在10号令的附表中具体列出。但10号令的条款中明确了界定文件材料归档范围和档案保管期限的一些原则。这些条款如下:

(一)第四条

本条对应归档的文件材料归档范围进行了界定。有些文件材料尽管没有10号令的附表中具体列出,但只要符合本条原则,均应列入归档范围。

(二)第五条

本条对可以不列入归档的文件材料的界定明确了判断原则。需要指出的是,符合本条原则的文件材料不是绝对不能列入归档范围,而是“可”不列入。如果企业认为有必要列入归档范围,也是可以的。这一点与8号令是不一样的。

(三)第八条和第九条

第八条和第九条原则规定了哪些管理类文件材料应分别列入永久保管和定期保管。两条中相应各款内容有的是对应的,有的则不对应。对第八条的(六)、(七)、(八)、(九)款“重要的”文件材料分别是对应第九条的(四)、(五)、(九)、(七)“一般的”文件材料。但有些款的内容则不是一一对应的,如第八条的(一)、(二)、(四)在第九条找不到相应的内容,这表明,这三个方面的文件材料不分“重要的”“一般的”,全部列入永久保管期了。

(四)第十八条

本条要求企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时,应兼顾眼前利益与长远利益,考虑档案不同载体的保管成本等因素。这一方面是为了防止有些企业只考虑眼前利用需求,而把一些未来需要利用的文件材料不纳入归档范围。另一方面,也为了提醒企业当同一内容有不同载体时或是尽管单一载体,但保管成本较低,可将保管成果相对低的载体的档案保管期限延长。如有的企业将可不输出纸质载体原生性电子档案,本可划定为10年期保管,由于其保管成本较低,而划定为30年保管。

二、企业内部管理规定、流程的要求

企业内部管理规定、业务流程、作业指导书等等,均会包含档案的要求。如《某集团公司合同管理办法》有如下规定:

第三十三条 合同依法订立后受法律约束,我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时,由合约签订人或经办人查明原因、提出意见,经批准签订的部门或单位领导核准后,再同对方协商,达成一致意见,并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改,按《合同评审程序》办理合同变更评审,并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。

第三十五条 对于合同的终止(合同未履行完,但确定不再继续履行),合同履行部门应做好终止记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,做好经济往来和工程结算工作,办理解除合同的手续,资料则合约部移交档案室保存。

第三十六条 各类合同统一归由合约部进行管理。合约部应收集、整理各类合同进行归档管理,定期检查考核。

第三十七条 建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料均是企业经济活动的原始资料,应定期按项目、合同分类建立详细的台帐,及时归档保存。

这些规定中包含的档案管理要求,企业在制定文件材料归档范围和档案保管期限表时应反映出来。

企业业务流程往往也包含档案管理要求,特别是涉及归档范围。因为业务流程中会标明业务形成的文件材料内容,它们是归档范围的重要来源。

三、国家其他非档案专业法律法规及规范性文件要求

(一)法律要求

2003年12月27日第十届全国人民代表大会常务委员会第六次会议通过修订的《中华人民共和国商业银行法》的下列条款均提出了档案管理要求:

第五十一条 商业银行应当按照国家有关规定保存财务会计报表、业务合同以及其他资料。

第六十二条 国务院银行业监督管理机构有权依照本法第三章、第四章、第五章的规定,随时对商业银行的存款、贷款、结算、呆账等情况进行检查监督。检查监督时,检查监督人员应当出示合法的证件。商业银行应当按照国务院银行业监督管理机构的要求,提供财务会计资料、业务合同和有关经营管理方面的其他信息。

类似的法律还有2009年7月8日国务院第73次常务会议通过的《中华人民共和国食品安全法实施条例》中要有关内容,如下:

第二十二条 食品生产经营企业应当依照食品安全法第三十二条的规定组织职工参加食品安全知识培训,学习食品安全法律、法规、规章、标准和其他食品安全知识,并建立培训档案。

第二十四条 食品生产经营企业应当依照食品安全法第三十六条第二款、第三十七条第一款、第三十九条第二款的规定建立进货查验记录制度、食品出厂检验记录制度,如实记录法律规定记录的事项,或者保留载有相关信息的进货或者销售票据。记录、票据的保存期限不得少于2年。

第二十八条 食品生产企业除依照食品安全法第三十六条、第三十七条规定进行进货查验记录和食品出厂检验记录外,还应当如实记录食品生产过程的安全管理情况。记录的保存期限不得少于2年。

第二十九条 从事食品批发业务的经营企业销售食品,应当如实记录批发食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、购货者名称及联系方式、销售日期等内容,或者保留载有相关信息的销售票据。记录、票据的保存期限不得少于2年。

第三十条 国家鼓励食品生产经营者采用先进技术手段,记录食品安全法和本条例要求记录的事项。

《中华人民共和国食品安全法实施条例》中的上述条款不仅对食品生产、经营过程记录(即档案)范围提出要求,而且还对保管期限提出了要求。

企业在制定文件材料归档范围和档案保管期表时均应参照并遵守这些规定。

四、客户需求

ISO9001作为一份以客户为中心的质量管理体系,其中的要求均反映了客户的需求。以2008版本为例,该标准在档案管理方面的要求就有如下内容:

4.2.3文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件,应依据条款4.2.4的要求进行控制。

4.2.4记录的控制  应控制建立的记录,以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序,以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

“5.6.1总则”指出“应保持管理评审的记录(见4.2.4)”

“6.2.2 能力、意识和培训”要求“e)保持教育、培训、技能和经验的适当记录(见4.2.4)”

“7.2.2与产品有关的要求的评审”要求“评审结果及评审所引发的措施的记录应予保持(见4.2.4)”

“7.5.3标识和可追溯性”要求“在有可追溯性要求的场合,组织应控制并记录产品的唯一性标识并保持记录。”

“7.5.4顾客财产”要求“当顾客财产发生丢失、损坏或发现不适当的情况时,应报告顾客,并保持记录(见4.2.4)”,并且指明“顾客财产可包括知识产权和个人资料”

企业在制定文件材料归档范围和档案保管期表时也应参照并遵守这些规定,否则会损害客户利益,最终失去市场。


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