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沁阳市档案馆档案收集范围和接收标准暂行规定
作者:沁阳市档案馆  更新时间:2016-9-7

沁阳市档案馆档案收集范围和接收标准

暂行规定

 

为进一步明确档案馆档案收集范围,规范档案资料移交接收进馆工作,加快建立覆盖人民群众的档案资源体系,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《焦作市档案管理办法》和国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《档案馆工作通则》等法律、法规,结合我市实际,制定本规定。

第一章  总则

第一条  本规定适用于列入沁阳市档案馆收集范围的党政机关、人大、政协、审判和检察机关、人民团体、企事业单位以及其它社会组织(以下简称移交单位)、个人依法向市档案馆移交档案。

第二条  沁阳市档案馆是县级国家综合档案馆,是档案永久保管基地和档案资源利用中心,是集中管理全市档案的文化事业基地。

第三条  沁阳市档案馆在维护党和国家历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,全面系统地收集各个历史时期反映沁阳政治、经济、军事、文化、科技、民族、宗教等活动的各种门类、载体的档案,完整齐全地接收进馆,建立起门类齐全,内容丰富,结构合理,利用便捷,具有沁阳特色的馆藏体系。

第四条  按规定时限和要求向档案馆移交档案和有关资料是各移交单位和个人的法定责任。

第二章  档案收集范围

第五条  档案收集包括档案接收和档案征集。档案接收指按照国家规定,接收党政群机关、人民团体、国有企事业单位移交档案的过程。档案征集指按照国家规定,征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 

第六条  收集档案的载体和门类。

收集档案的载体包括:纸质档案,声像档案(照片、影片、唱片、录音带、录像带等),实物档案,电子档案及各种新载体档案。

收集档案的门类包括:文书档案、科技档案、专门档案。

第七条  档案接收范围:

(一)中华人民共和国成立前中国共产党在沁阳的党组织和革命团体形成的革命历史档案。

(二)中华人民共和国成立后形成的档案:

1中共沁阳市委、市人大、市政府、市政协、市纪委和市人民法院、市人民检察院等机关及其工作部门和临时机构、派出机构形成的档案。

2市总工会、团市委、市妇联、市科协、市文联等机构及其所属部门形成的档案。

3各民主党派和工商联形成的档案。

4.乡镇(办事处)机构形成的档案。

5.市委管理的副科级以上干部以及一般干部离(退)休后人事档案。

6本市重大活动(重要事件)形成的档案,主要包括:

(1)党和国家领导人、省部级、地市级主要领导同志在沁阳的公务活动;

(2)外国政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体和著名友好人士等在沁阳的参观访问活动;

(3)在本市召开的重要会议、举办的重要活动、建设的重点工程项目等;

(4)市领导参加的国内外和省、市重要公务活动;

(5)在本市范围内产生重大影响的自然灾害、生产事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动;

(6)其他具有重要影响及重大意义活动形成的档案。

7反映人民群众生产、生活的各类民生档案。主要包括:房地产、婚姻、知青、招工、土地承包、林权制度改革、社会保障、移民安置、拆迁、复退军人档案等。

8反映本市科技发展和本专业特点的科技档案、专门档案。主要包括基建、科研、纪检监察案件、审计、公证、普查、工商登记、地质地貌、测绘勘察档案等。

9新闻媒体参与拍摄本市重大活动(重要事件)形成的声像档案。

10.按隶属关系接收撤、并单位档案。

11.接收国有企业产权发生变动的企业档案。

12本市被授予国家级、省级、市级荣誉称号以及在对外交往活动中形成的有纪念意义的凭证性和标志性的实物档案。

13其它应由档案馆接收或代存的档案。

第八条  档案资料征集范围:

(一)历史档案资料。建国前反映本市各历史时期政治、经济、军事、外事、科学、文化、教育、自然资源、天文地理、民族民俗、宗教、党派、社团、名胜古迹等档案资料(包括各种文字、图表、照片、实物等)。

(二)革命历史档案资料。建国前中国共产党及其领导下的我市各级革命组织形成的文件、电报、报纸、刊物等,以及重要领导人在革命斗争中形成的著作、笔记、书信、日记、讲话稿、图表、照片、实物和后来撰写的传记、回忆录等。

(三)名人档案资料:

1建国以来党和国家领导人来沁视察工作等活动形成的,散存在各单位和个人手中的各种文字材料、图表和声像档案资料。

2建国以来历任沁阳市副县级以上领导人在公务活动中形成的尚未归档的各种文字材料、图表和声像档案资料。

3曾荣获全国和省(市)级先进、模范等光荣称号的先进集体和个人在工作和社会活动中形成的重要文字材料、图表、声像和实物等档案资料。

4有一定社会影响的沁阳籍或在沁阳工作、学习、生活过的历史名人及各界知名人士的著作、日记、书信、任职文书和传记、回忆录、生平事迹记载、家谱、族谱、契约、墓志、碑文或拓片及声像史料等。

(四)重要史志资料。反映本市各历史时期全市的、地区的、行业的、专业的、专题的和典型基层单位的各种史志、大事记等资料,包括近年来各地区、各行业编史修志的重要成果资料的油印或铅印件。

(五)“文革”时期的档案资料。“文革”时期本市各种群众组织产生和编印的各种文字材料、刊物、传单、照片、实物等。

(六)重大历史事件与自然灾害档案资料。各历史时期发生在本市的重大事件与自然灾害所形成的文字、图表、照片、实物等档案资料。

(七)地方特色档案资料。沁阳地方名牌、老字号、民间工艺品、断档断代生活用品以及非物质文化遗产档案等。

(八)其它反映沁阳历史面貌具有保存价值的各类档案资料。

第三章  档案接收期限和征集办法

第九条  接收档案的期限:

(一)移交单位应主动移交已经保存十年具有永久、长期保存价值的档案,鼓励提前移交。专业性较强或者需要保密的档案,经协商,可以延长移交期限。

(二)声像、实物档案和资料可随时移交。

(三)撤销单位和临时机构工作终止后,其档案全部移交。

(四)破产企业及改制企业的档案,依照有关规定及时移交。

第十条  档案资料征集办法

(一)征集对国家和社会有保存、利用价值的档案资料,以捐赠、寄存和征购三种办法为主。

(二)对征集进馆的档案资料,按照《中华人民共和国档案法》的有关规定,市档案馆同有关单位或个人签定档案资料归属权和使用权协议。

(三)对无偿捐献者,视其捐赠档案资料的数量及珍贵程度,发给荣誉证书,并给予奖励;对寄存档案资料者,发给证书;征购档案资料,由市档案馆按有关规定办理。

第四章  档案接收进馆标准

第十一条  移交单位所有档案应收集齐全,经系统整理。档案质量符合要求,达到进馆标准。

第十二条  2000年及以前形成的以案卷为单位实行立卷归档的文书档案,符合《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27 号)、《文书档案案卷格式》(GB/ T9705-2008)有关要求;2001年及以后形成的以件为单位进行整理归档的文书档案,符合《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)有关要求。

第十三条  科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/Tll822-2008)有关要求。

第十四条  专业档案整理编目应符合国家档案局和国家有关专业主管部门联合印发的有关规定。

第十五条  照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/

Tll821-2002)的有关要求。

第十六条  磁性载体档案符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/Tl5-l995)的有关要求。

第十七条  电子文件符合《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)、《电子文件归档与管理规范》(GB/Tl8894-2002)的有关要求。

第十八条  实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实体原件,应当分类按件编写说明和编制目录。

第十九条  移交进馆档案应根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)以及国家档案局、国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案保管期限的规定,做好进馆前的档案保管期限调整工作。

第二十条  移交进馆档案应根据国家档案局、国家保密局制定的《各级国家档案馆解密和划分控制使用范围的暂行规定》,做好进馆前的档案解密和调整密级工作。

第二十一条  移交进馆的档案必须符合档案保护技术要求。传统载体应进行杀虫、消毒等处理,档案无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀等现象;电子档案应进行真实性、完整性、可靠性、可用性与安全性检测,无病毒、无损伤、可正常打开。

第二十二条  移交进馆档案应使用符合国家标准的装具。

第五章  档案信息资源建设

第二十三条  所有进馆档案及目录要进行数字化加工,形成数字化电子档案。

第二十四条  文书档案案卷级目录、文件级目录录入档案管理系统,形成目录数据库;档案全文进行扫描形成电子文件,并与目录数据库相链接,形成全文数据库。

第二十五条  专门档案、科技档案、特殊载体档案等案卷级目录录入档案管理系统,形成数据库;专门档案、科技档案文件级目录及档案全文根据档案实际情况而定。

第六章  档案交接程序及要求

第二十六条  档案移交进馆前,移交单位应将本单位填报的沁阳市档案移交表,以及需移交的各类案卷级、文件级目录,报沁阳市档案馆审核,所有报送审核材料均要打印成册。

第二十七条  移交文件审核通过后,由沁阳市档案馆负责对需移交进馆的档案质量及数字化情况进行检查,确认符合规定要求并帐物相符后,与移交单位协商确定档案移交进馆时间;

第二十八条  档案移交实行纸质档案与全文数字化电子档案同步移交。移交时,应移交纸质档案、《全宗卷》和案卷级目录、文件级目录(一式两套),符合要求的案卷级、文件级机读目录、原文数据光盘(一式三套)。同时,上传档案管理系统数据库数据。

第二十九条  移交单位应将本单位编制、编印的组织沿革、全宗介绍、大事记、报刊、年鉴、地方志、文件汇编、成果汇编,本系统的各类基础数字汇编等资料随同档案一并移交。

第三十条  移交档案时,交接双方应按填报的沁阳市档案移交表(一式四份)进行现场清点,同时双方在移交表上签字盖章,移交单位留存一份。

第七章  奖励和处罚

第三十一条  市档案行政管理部门对在档案移交接收工作中作出突出贡献的单位和个人,给予表彰和奖励。

第三十二条  对不按照规定向市档案馆移交档案的单位,市档案行政管理部门将依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定责令限期改正;情节严重的,依法追究主管领导或者直接责任人责任。


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