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林改档案培训教材
来源:《档案界》论坛--sawy  更新时间:2011-9-26
 
    林改档案是指在林改工作中形成的具有保存价值的文件、图表、声像、光盘数据、林权登记、调查、测绘、权属转移、变更等各种形式和载体的原始记录。要及时、准确、完整、系统的收集整理林改中形成各种文件材料。
 一、林改档案的归档范围
 1、文书类
 (1)文书类档按档案管理新规则、年度进行归档,林改档案按照省林业厅、省档案局的要求划分档案保管期限。首先是各乡镇针对林改工作的政策性文件、通知、办法、意见、检查验收办法;各级成立林改机构的文件、启用林改办公章、林改办人事任免通知;有些地方成立的理事会这类文件。
 (2)这次林改中形成的各类文件:县、乡、村、组的实施方案、批复;工作计划、工作总结、会议记录、针对性的汇报材料及批复、村民对本组实施方案通过开会后的表决情况(村民签字)等。
 2、林权类
 (1)林权登记申请、林地圈属勘查表、林权登记申请表、林权证附图(2张)、宗地情况统计表、村民小组林地使用权的公示表、合同书(林权流转中形成的合同、协议等、乡镇、村、组的的登记表及统计表、林权登记台帐包括自留、家庭承包台帐)、受理林权登记申请、林权证发放登记表、各级的统计调度表(县、乡、村、组)、林权证明财力收据、委托书。
    这类材料分别以组为单位收集后以村为单位统一归档。
 (2)联户发证卷宗。这一类作为单独卷来归档,分别以组为单位收集后以村为单位统一归档。(林权登记申请表、林地权属登记表、宗地图、联户发证委托书、协议书及在操作过程中形成的具有保存价值的材料)。
 (3)以户为单位的卷宗。这个是按每一户的宗地数分别收集的全部材料进行归档,(林权登记申请、林地权属勘查登记表、林权登记申请表、宗地图、宗地情况表;所有权人因故不在家委托他人办理林改的一切权利义务的委托书、林权证明材料收据:这个是村民提供的关于本人的林权方面的材料(原来发的林权证等))。
 (4)图纸作为林权类由各乡镇按村组顺序集中整理归档,注明**乡镇林改工作手图,排列在林权类最后一盒。
 3、林权纠纷调处类
 这类档案以组为单位收集起来以村为单位统一归档(林权争议登记表、林权争议协商或调解协议书、林木林地权属争议处理申请书、林权争议处理意见属、林权争议地块位置示意图及林权界线确认属,在基层无法达成调解、协议的通过人民法院进行的判决书、裁定书、调解书)
 4、电子声像类
 (1)在林改中形成的照片、录音、录像材料、各种电子数据光盘,林权证管理系统数据。
 (2)有条件的情况下可将这次林改中重要的资料存一份电子档案。
 二、林改文件材料收集。
 1、各乡、镇要建立林改档案的机构、组织要将能够反映林改重要职能活动而且具有查考利用价值的各种载体文件材料的原件收集齐全,归入档案。
 2、乡(镇)林业站和村集体经济组织都要将林改文件材料的收集与整理作为林改工作的重要内容,并纳入工作计划、实施方案及有关人员的岗位责任制中,确保林改档案工作的顺利进行。
 3、林改工作人员要及时收集在林改实施过程中形成的各类文件材料,并交由林改档案管理人员保管、整理和提供利用,不得据为己有。林改工作人员在工作调离前,须将个人手中的林改文件材料如数移交给林改档案管理人员,不得销毁或擅自带离原单位。
 4、归档的林改文件材料要字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完备。使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。要使用碳素、蓝黑墨水等不易褪色的书写材料(因特殊情况产生的字迹模糊或易褪色的文件材料应附一份清晰的复印件);非纸质材料要配以相应的目录和说明(录音、录像材料要保证载体的有效性,电子文件要用不可擦除性光盘并制成纸质文件同时归档保存);照片和图片,要配有简洁的文字说明,标明时间、地点、人物、事件。
 三、归档文件的价值鉴定。
 1、在文件材料归档时,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件,防止有文必档的现象发生。
 2、对进入归档范围的文件材料,准确划分保管期限,文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期用字母D表示,D30年、D10年。
 3、林权类、纠纷调处类、电子声像类一律为永久。
 四、归档文件的装订。
 归档文件以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件,原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件,报表、名册、图表等一册(本)为一件,来文与复文为一件。林权类的每一农户为一件。
 归档文件装订前须按顺序排列。顺序如下:正本在前,定稿在后;转发文在前,被转文在后;复文在前,来文在后;有文件处理单的,可放在最前面。
 装订时应将“件”内的各页按一定方式对齐。用不锈钢钉装订。
 五、归档文件的排序。
 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程序排列。
 林改中的林权类最简单的方法可按材料形成时间的先后顺序,先产生的排列在前,后产生的排列在后或者按重要的程序排列,相对重要的材料放在前面,其他的材料放在后面。
 归档文件的排列:
 1、文书类:一个村组的文件材料要集中排放在一起,排完后再接着排下一个村组的。一个乡镇永久的编一个流水号,定期的单独编一个流水号。
 2、林权类:以户为单位装订,一个村编一个流水号。(如一个乡或镇有六个村,就编六个流水号,就是说每个村的流水号都是从“1”开始)。集体宗地档案作为一件订在一起,联户发证的单独作为一件;一户为一件的宗地档案排列;(1)人民政府的批复;(2)林权登记申请表;(3)林权登记表(内装)(4)林地权属外业勘查表(有多少宗地就集中多少宗);(5)图书附
(6)A林权勘查答复书(存根)
 B林权勘查申请表(存根)
 C林权勘查通知书(存根) 
 D外出务工委托书
 E林权证明材料收据(存根)
 将ABCDE粘在一起
(7)林权证明;(8)农村林地承包合同;(9)退耕还林承包合同书;(10)户口复印件。一个组的排完后接着排下一个组的,直到一个村排完为止。
 六、归档文件的编号。
 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明;是归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后面的编目工作及查找利用是的实体存取提供条件。
 件号即文件排列顺序号,分为室编件号和馆编件号两种。室编件号应在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“1”开始标注。
 盖章:要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的位置。
 归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限,机构或问题、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项。
 七、归档文件编目。
 编目是指编制文件目录,编目应以“件”为单位进行。
 归档文件目录的项目填写:(必需用电子表格输录计算机)
 1、件号。2、责任者。3、文号。4、题名。5、日期。6、页数。
 1、件号:指室编件号;
 2、责任者:指制发文件的组织或个人;
 3、文号:填写文号是应照抄录、字号齐全;
 4、题名:即文件标题;
 5、日期:即文件的形成时间,应以8位阿拉伯数字;
 6、页数:填写一件文件的总页数,两面有字的算两页;
 7、备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况。
 八、归档文件目录装订。
 归档文件目录应单独装订成册并编制封面一式二份,装定可以按机构(问题)、年度、保管期限等分类装订,以便管理,查找利用。
 目录封面设置全宗名称、年度、保管、机构(问题)等项目。
 九、装盒
 归档文件应严格按照排列编制好的件号先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中的相应条目排列顺序完全一致。应就文件厚度选择适宜的档案盒,形成一个整体,不至于使文件弯曲受损。
 档案盒封面填写:即立档单位的机构名称;
 档案盒盒脊项目填写:全宗号、年度、保管期限,机构(问题)、起止件号和盒号(包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期)
 十、林改档案工作应坚持的基本原则
 1、坚持统一领导的原则。严格按照林改的工作需要,明确档案管理要求,统一制度,统一领导。
 2、坚持分级负责的原则。各乡镇要按照档案工作的要求,认真抓好本机关的林改档案管理,同时指导所属单位做好林改档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作。市、县(区)林改办、档案部门要对档案管理工作进行监督、检查、指导和验收;县(区)林业主管部门在做好本级档案管理工作的同时,与县(区)档案管理部门密切配合,共同做好县(区)级档案的移交和接收工作,并对乡(镇)林业站、村集体经济组织的林改档案管理工作进行监督、检查、指导和验收)
 3、坚持集中保管的原则。林改档案是各级林业部门档案全宗中不可分割的重要组成部分,必须由档案形成机关、单位集中保管,科学管理,实现档案资源信息共享,满足实际工作需要。
 4、坚持同步进行的原则。档案管理是林改工作的重要内容,档案管理要与林改工作同步进行、协调开展,做到改革工作进展那里,档案工作就延伸到那里。要确保林改全过程档案资料的完整、准确使之及时、完整、准确地反映林改状况。
 5、坚持规范运作的原则。林改是一项系统工程,改革过程中形成的档案资料多,归档量大,规范运作是确保档案质量和有序管理的重要保证。
 十一、材料归档和移交
 1、县(区)级、乡(镇)级和村级林改档案按专业档案管理。
 2、林改档案要按年度归档整理,资源调查、林权勘验等图纸资料,一般应装订或折叠成册,林权登记档案材料一般以宗地为单位保管。
 3、按照行政级别,乡(镇)林业站、村集体经济组织要分别建档。设立单独全宗管理工作;各乡(镇)形成的林改文件材料由乡(镇)林业站保管;各村形成的林改文件材料由各村档案室保管。村民小组应确定专门人员对村民小组形成的林改专题材料进行保管。
 4、根据林改档案管理要求,林改档案作为永久档案管理。归档工作要在确权发证后一个月之内完成,并向本单位移交。
 5、县(区)林业行政主管部门要形成两套林改档案,在县(区)林改工作验收后3个月内,将原件移交给所在的县(区)档案馆,并按规定办理移交手续,县(区)林业行政主管部门要保留移交清册备案。
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