网站首页  
修武县档案信息网
欢迎浏览...
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案界论坛
档案界维基百科 《档案工作》电子期刊
互动
网上预约服务 馆藏珍品展厅
网上调查 利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 档案技术
广西南宁市社会保险建档流程(范例)
来源:《档案界》论坛--临溪羡鱼  更新时间:2011-9-25


社会保险不仅关系着劳动者和用人单位的切身利益,而且对国家和社会持续、健康发展有着重要的意义。广西壮族自治区南宁市档案局馆通过加强社会保险档案管理,确保了社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用。目前,该地区社会保险建档工作大致分为以下9个步骤:

第一步:确定文件材料的收集范围和划分保管期限

1、收集范围:社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中,直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。

2、划分保管期限:社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种,定期又分为10年、30年、50年、100年4类。

第二步:分类与组卷

1、分类:将归档文件按其险种结合管理方式分为9大类,即社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、失业保险待遇类、医疗保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类。

2、组卷与排列:文书档案按年度——保管期限进行组卷。社保业务文件材料按一年编一个案卷流水号,永久、100年、50年、30年、10年的档案以卷为单位顺延流水号统一从“1”排,先排永久,后排100年、50年、30年,最后排10年。

第三步:装订及折叠

1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节流程中形成的文件材料依次排列装订。

2、去除铁质订书钉,以文件左边线和下边线为基准,在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔,用棉线装订,在背面打结,要求结实、平整、美观。

第四步:编文件页码

给每一“件”或“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页,页码编在右下角(背面有文字的编在左下角)。

第五步:编制档号

档号是有次序地固定档案的位置,便于档案的保管、检索、统计和利用。

档号编制的要求和方法:

1、编档号的要求:在每份文件右上角空白处盖档号章,档号章使用红色印泥。

2、编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构,其档号结构如下:

社保业务档案档号=全宗号+年度+门类号+分类号+案卷号

第六步:编制检索工具

1、社保业务档案的著录,使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容:

案卷题名、编制单位、案卷时间、页数、文件份数、保管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。

第七步:标注档案盒封面、脊背

1、档案盒封面的填写:“档号”填写全宗号——年度——门类号——分类号——案卷号。

脊背上的填写:案卷题名、保管期限,填写方法同上。

2、“立卷单位”填写立档单位全称或规范简称。

3、“起止日期”填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。

4、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。

第八步:填写备考表

档号:填写方法同上。互见号:填写同一内容不同载体档案的档号,并注明载体类型。备考表还要标注盒内文件的卷数、页数、不同载体文件的数量,说明组卷情况(如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况),立卷人、检查人、立卷时间等。

第九步:装盒

各项内容填写完毕后,将该卷(盒)的案卷目录——文件材料——备考表按顺序装入盒内。

(本文由广西南宁市档案局馆潘胜中供稿)

原载于《中国档案报》2011年5月23日 总第2157期 第二版

地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1 用户登录