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档案信息化建设工作刍议
作者:张金梅  耍国庆  更新时间:2011-9-24

当前,借助计算机和网络开发档案信息资源已经成为一项重要的档案基础业务工作。在一定程度上,档案信息化水平的高低成为衡量档案工作水平的重要标志之一。作为社会共享的档案信息资源,其在社会、经济、政治等方面的作用是其它信息资源不可替代的,搞好档案信息化建设是顺应时代发展的应举之措,是整个档案事业发展中不可偏废的重要工作。从目前掌握的档案信息化建设情况来看,希望尽快推进档案信息化建设是当今社会认识的主流,也是档案界共同的愿望,更是整个社会进步的应有含义之一。特别令人鼓舞的是,在一些经济比较发达地区,档案信息化建设已经迈出了坚实的步伐,取得了比较成功的经验,为下步全面推进档案信息建设提供了可资借鉴的经验。但是,这项工作的发展又是十分不平衡的。一些地区由于领导认识方面的问题,加之经济社会发展的程度还不够,使得档案信息化建设与社会信息化建设不能实现及时、有效地接轨。这些矛盾和问题的存在,势必影响今后档案信息化建设的全面开展,我们必须对此高度重视并加以研究解决。
 一、档案信息化建设的现状
 我县档案信息化建设始于2003年,当时的主要工作是
建立机读档案目录数据库和对部分档案原件进行扫描。2004年到2006年,主要是进一步加大档案数据库建设力度,为档案网站建设提供数据支持。2007年11月,开通了“修武县档案史志信息网站”,正式启动全县档案信息化建设。2008年,着手规划全县档案局域网建设,开展电子文件在线归档前期准备工作。目前,我县档案馆对馆藏的旧政权档案、部分县委部门档案和现行文件进行了扫描,共扫描文件20000万余页,能够通过电脑检索有关信息,提供开放档案和现行公开文件目录给社会公众查询同时,围绕县委、县政府和旧政权三个全宗的永久、长期档案,共建立机读档案目录59148条,其中,文件级目录55689条,案卷级目录3459条。
 尽管在信息化建设方面迈出了可喜的一步,但是,由于受多方面条件滞约,我县档案信息化建设仍然存在很多困难和问题,短期内难以取得实质性突破。同时,从了解到的兄弟县、市的档案信息化建设情况来看,也有诸多相同的问题需要解决。综合起来讲,主要有以下几个方面:
 (一)领导认识程度较低。和对档案工作的认识程度相类似,相当一部分地方领导对档案信息化建设还停留在过去对档案工作的认识上,认为档案部门搞信息化建设是在赶时髦,实用价值不大,不如多搞点档案的收集整理和保管工作来得实惠。特别是一些机关单位领导,对档案工作的认识程度尚且远远不够,根本谈不上去重视档案信息化建设。有些部门领导虽有一定认识,也仅仅停留在计算机硬件配置和目录输入的基础工作上。而作为档案部门的一些领导,对档案系统自身搞信息化建设也缺乏足够的信心,不是积极主动地寻求解决问题的办法,而是一味地等、靠、要,坐失了档案信息化建设与整个社会信息化建设同步发展的良机。在这种情况下,档案信息化建设在宏观规划方面缺乏组织领导,在微观管理方面缺乏动力,在工作目标上模糊不清,缺乏认识面上的有效支撑,为今后档案信息化建设带来了不利影响。
 (二)区域发展不平衡。在区域经济还不够发达的县市,一些办公自动化程度较高的部门,由于综合信息化建设基础较好,只要稍加指导和及时开展档案业务培训,档案信息化建设就能很快有所作为。而在大部分单位,由于领导认识问题和信息化建设基础条件滞约,很难在档案信息化建设方面有效地开展工作。特别是作为信息化建设主导或领导部门的一级政府,其在信息化建设方面的指导思想和决策部署将直接决定档案信息化建设的成败。比如我们最近对一个经济发展较好地区的信息化建设情况进行了调查。调查显示,该地区信息化建设基本没有什么正式的规划,即使出台一些与此有关的方针政策文件,也大多流于空洞的口号,更谈不上如何搞好档案信息化建设。同时,该地方政府局域网已经建成多年,能在局域网上实现政务互联的单位仅局限于一些执法执纪部门,就连本县档案部门都没有被吸收进入政府局域网。在这种情况下,档案部门与政务网互联互通尚无法实现,何谈档案信息化建设!以修武县现实情况看,也存在档案信息化建设与政府信息化建设不相协调的问题。虽然我们在2007年建成了自己的档案网站,但由于网站容量小,信息发布受到一些局限,而且在诸如电子文件的收集、整理、归档等方面缺乏有效的支持平台,导致我县档案信息化建设近期难以取得突破性进展。目前,我们的档案信息化建设也只是停留在数据库建设、信息化技术培训和计算机硬件条件改善等方面。
 (三)缺乏经费保障机制。经常性的办公经费短缺、专项资金供应不足是档案部门信息化建设的一个瓶颈。特别是县级档案部门,在这方面表现得尤为突出。档案信息化建设投入高,短期内达不到回报,造成了政府一些领导不愿为此多投入。而档案部门一些领导也本着“有多少钱办多少事”的思想,不求有功,但求无过,不愿为此劳神伤体。
 (四)档案人员信息化专业知识欠缺。目前,相当一部分档案专业人员在信息化方面知识缺乏,业务素质不能适应信息化建设需要。特别是在县一级档案部门,毕业于档案专业或计算机专业的人才极少,多数人员的年龄、文化知识结构不合理。有的虽也受过计算机和相关专业知识培训,但掌握的技术和专业技能十分有限,导致实际应用能力低下。尤其是一些机关档案员,兼职过多,更迭频繁,不仅不具备档案信息化建设所需要的知识水平,而且连一般的档案业务任务都难以完成。从修武县目前情况来看,县档案局(馆)现有17人中,仅有1人经过计算机专业培训,有5人参加过有关的短期培训班,没有一个人是档案专业或计算机专业毕业。当前的档案信息化建设主要是通过上级业务部门指导和个人钻研,工作难度比较大,任务十分艰巨。
 二、对档案信息化发展的思考
 档案信息化建设是档案工作与时俱进的必然要求,是顺应时代潮流和社会发展的必举之措,是档案事业自身发展的本质需要。从内涵上讲,档案信息化建设就是“实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平”,它的意义在于,档案信息化建设就是要与社会经济发展相适应,使档案事业与其他社会事业更好地协调发展。从这个意义上讲,笔者认为,档案信息化建设应着重从以下几个方面抓起:
 (一)因地制宜,抓好规划。结合本地实际,有计划、有步骤地推进档案信息化建设是搞好档案信息化建设的首要任务。作为档案行政管理部门,要对当地具体情况进行具体分析,比如当地经济发展状况、领导认识程度、信息化基础设施情况、档案事业发展状况等,并由此制定出切实可行的档案信息化建设实施方案。在宏观方面,要积极争取将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划,使档案信息化建设和社会信息化建设同步发展。在信息化建设的技术环节上,要明确具体的建设指标和任务,比如建设具有共同业务软件支持的网络平台、政府部门制定的规范档案信息网络建设的方针政策性措施、电子档案在线归档的具体要求等等。同时,要把档案信息化建设列入机关事业单位的档案工作目标任务,并结合各自的实际,分部门、分行业进行具体要求,力争营造良好的档案信息化建设内外部工作环境,保证档案信息化建设得以全面推进。
 (二)抓住关键,打好基础。在档案信息化建设过程中,发挥档案馆和基层档案室的档案信息资源优势至关重要。这就要求我们必须加强档案馆、室配套基础业务建设,为信息化建设提供动力源泉。从当前档案馆和基层档案室的发展情况来看,丰富和优化馆、室藏档案信息资源仍然是档案信息化建设的重要前提和基础。在这一方面,一是要切实转变思想观念,拓展视野,克服过去那种单一的档案收集工作理念,把与时代密切相关的科技、经济、专业等多种类、多载体的档案资料收集起来,形成独特的档案资料信息综合优势。特别是要利用近些年来抢救国家重点档案的有利时机,重点征集散失在辖区内外的反映本地历史的珍贵档案史料;在国家越来越关注民生的有利时机,加大民生档案的收集整理和管理力度等等,最大限度地扩展档案信息所覆盖的领域和范畴。二是要高度重视电子文件的收集和归档工作。电子文件是今后办公网络化、自动化的必然产物,也是档案馆、室今后档案收集整理和归档工作的主要对象之一。要严格按照国家有关电子文件收集归档的要求,保质保量完成工作任务,为档案数字化建设提供完整的信息资源。三是抓好现行文件收集管理。通过这些年来档案部门的辛勤努力,为社会各界提供现行文件利用服务已经成为档案部门的一项新的业务。持续有效地开展好这项工作,不仅使社会利用档案信息更加便捷,而且在很大程度上提高了档案部门的知名度。档案部门要充分利用这一千载难逢的大好机遇,建立健全现行文件收集管理和利用工作各项规章制度,扎实推进现行文件的收集、整理和利用工作,把档案馆建成政府公开现行文件信息的主要场所。三是对馆藏档案进行适时的解密鉴定,及时开放到期档案,使公众更多地利用开放档案信息。四是把已有的档案信息网站办好。目前,我们周边县市档案部门均建立了自己的网站,有的开始在网站上向社会公众提供开放档案和现行文件服务。要认真研究和学习贯彻国家关于提供网络信息服务安全工作的有关方针政策,在保证档案信息安全的前提下,使社会公众充分享受网络服务这一现代化的档案利用方式,为社会进步贡献档案部门的力量。
 (三)明确重点,寻求突破。坚持以利用需求为目的开展档案信息服务是搞好档案利用工作的根本。在浩繁的档案信息库中,如果我们没有条件很快实现所有档案信息的现代化利用,那么,就要重点整合那些利用价值大、利用频率高的档案信息资源,为今后大规模开展现代化利用工作积累经验。在实际工作中,作为档案馆,要充分考虑档案信息资源的质量和可利用程度,优先选择重要且利用率较高的全宗进行文件级机读目录数据的采集。在条件合适的时候,逐步对重要全宗开展全文信息采集。同时,要利用好每年的档案查阅利用统计数字,对实际利用价值较高和使用频率较高的全宗进行重点考虑,防止档案数字化建设出现闭门造车的情况。
 (四)抓住根本,培养人才。档案信息化建设离不开人才,培养具有档案专业知识和信息工程专业知识的档案工作者队伍是搞好档案

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