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区委办公室  区政府办公室关于做好档案资料移交和重要档案异地备份工作的通知
作者:办公室  更新时间:2011-3-22

区委办公室  区政府办公室

关于做好档案资料移交和重要档案

异地备份工作的通知

各街道党工委、办事处,区委各部委,区直机关各单位:

根据全省重要档案异地备份工作有关要求,为有效应对突发事件和自然灾害,确保我区重要档案的安全,充分保护和利用档案资源,规范档案移交进馆工作,结合我区实际,现将有关事项通知如下:

一、进馆档案和档案备份接收范围

区档史办根据馆藏档案资料情况,对重要档案资料异地备份与移交范围进行界定,能够反映我区主要职能活动和基本历史面貌变迁,具有永久、长期保存价值的文书、专门、科技、声像档案及与档案有关的资料,特别收集能够反映我区经济建设中的重点项目打捆开业、南水北调等活动和社会发展中与人民群众密切相关的民生档案资料。范围包括:

1、反映上级主要领导视察、检查我区工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像资料等。

2、区委、人大、政府、政协、纪委、工、青、妇等机关召开代表会议、工作会议的全套会议文件;区委、政府办公会的纪要、会议记录。

3、我区的请示与上级机关的批复文件;有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地及基本建设工程施工、竣工的文件材料。

4、有关机构改革中的单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料;有关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

5、人口、农业、工业、三产等统计、普查档案。

6、有关人事任免,人事工作制度、规定、办法等文件,职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 。

7、纪检监察、审计工作中形成的调查材料、综合性报告。

8、反映教育、文化、艺术、科技发生重大变化的档案。

9、民政、婚姻、勘界、测绘、地名、收养登记档案。

10、政府采购、审批手续、招标投标等文件材料 ,国有资产管理文件材料。

11、反映山阳区重大活动、重大事项、重点人物的重点档案。 

12、与人民群众生活相关且利用频繁的知青、招工、社保、医疗保险、房产、城建等民生档案。

二、进馆档案和档案备份质量要求

各立档单位要严格按照档案备份与进馆接收范围,认真收集本单位档案资料,并按以下要求对档案资料进行整理、备份、归档和移交。

1、应接收的档案资料以全宗为单位进行整理,应归档文件材料齐全完整,不耐久字迹要进行复制。

2、组卷符合规范、合理的原则。遵循文件材料形成规律,保持文件材料的系统联系,保管期限划分正确,并按照不同保管期限编制统一案卷号,便于保管和利用。

3、档案装具统一使用国家规范标准的无酸卷盒。

4、案卷目录、案卷文件目录、文号索引等检索工具一式三份,两份随档案移交,一份留本单位档案室存查。

三、进馆档案与档案备份的时间要求

各单位接到通知后,按照时间要求认真组织专人开展此项工作,确保我区重要档案的安全和有效利用。

1、各单位于2010510日前将需移交、备份档案目录清单交区档史办。

2、档史办报市档案鉴定领导小组确认后,由各单位制作备份件统一报送。

3、以后形成入档材料和需异地备份保存的重要档案,要及时制作档案副本或备份件,于每年920日前,集中报至区档史办。

区档史办负责对全区各单位档案进馆和备份工作进行指导,各立档单位要组织专人对档案资料进行整理,对于进度缓慢、逾期未完成移交和备份的单位要进行通报批评,对应归档、异地备份的材料而未归档、备份造成档案损毁的,要追究相关领导责任。

联系电话:3555138

中共山阳区委办公室 

山阳区人民政府办公室

20104月 20 日  

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