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文化背景和利用习惯的根深蒂固是推行电子文件“双套制”
更新时间:2018/10/25

文化背景和利用习惯的根深蒂固是推行电子文件“双套制”

归档管理模式的又一动因

无论是对普通民众而言,还是对档案工作者来说,电子文件都是一种新生事物。在其起步阶段,自身尚未发展成熟,人们对其认识尚不清晰,规律尚未摸清,加之其面临法律困境与技术障碍,导致人们对其呈现出一种不信任的状态。一方面,许多业务人员囿于传统观念,没有将电子文件纳入归档范围,或担心工作量加大而不愿承担电子文件归档管理工作,抑或是由于经验不足致使其产生畏难情绪;另一方面,受到传统档案管理思想的束缚,档案工作者已经习惯于手工档案管理模式与流程,对于纸质文件有一种与生俱来的安全感和可靠感。由于对纸质载体的档案信息资源的管理已经轻车熟路,档案工作人员习惯于按部就班地重复着日复一日的相同工作,十分愿意花大量的时间与精力以及不怕浪费大量的财力资源,去实行所谓保险的“双套制”。[18]“双套制”管理之所以会得到广泛的认同并被实践部门广泛地运用,一方面是由于相当一部分档案管理者对电子文件有抵触情绪;[19]另一方面与档案部门对封闭与内敛的行业性格有很大关系,总是认为电子文件(档案)不安全并有很大风险,而纸质载体就一定安全。[20]因此,“双套制”归档管理模式可谓是“国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范,使得对纸质文件依赖成为制度性的选择”。[21]

此外,在电子文件诞生之初,由于其数量较少,与纸质文件相比,仍处于辅助地位,实行电子文件单轨运行的现实需求并不旺盛。而且,通过实行双套制,也可以实现电子文件与纸质文件的优势互补,既可以发挥电子文件便于协同办公、传输、共享、利用的优势,保证档案处于安全状态,又可以保障电子文件凭证价值的发挥,并实现其长期保存和持续获取。即使电子文件丢失或被篡改,仍有纸质文件可以起到替代作用,仍能继续发挥电子文件的作用,可以有效减少文件丢失和信息失控现象的发生。正如王亚敏所言:双套制融合了纸质档案和电子档案的优势。一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的目录,到档案馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸质档案还保存完好。由此可见,建立档案“双套制”有其必要性,它们将长期并存,互动发展。[22]

总之,电子文件“双套制”归档管理模式的实施对于广大基层档案部门来讲,是实行完全电子文件“单套制”的过渡产物,是在大量电子文件产生而人们对其安全性有所疑虑,无法完全摒弃传统的纸质文件管理大背景下的权宜之计。[23]因此,电子文件“双套制”归档管理模式的产生,既是无奈之举、权宜之计,也是时代的必然、最佳的选择。归根结底,电子文件“双套制”归档管理模式是在当时法律、制度、政策、技术、标准环境下的“妥协”的结果,是一种过渡性措施。

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