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 公告通知
关于加强电子文件管理的通知
作者:马村区档案史志局  更新时间:2012-4-24
 

马档史志〔 2012 2号

区档案史志局

关于 加强 电子 文件管理 的通知

各街道办事处,区直各单位,各垂直部门:

根据国家、省、市档案局的要求,为适应新时期电子化办公的需求,档案归档必须实行纸质档案和电子档案双载体保存。 结合我区全面实行密码信息传输平台无纸化办公的实际,更好地规范全区档案电子化归档,现将有关事项通知如下:

一、实行电子档案和纸质档案双载体保存。 各单位要以我区新建立的密码信息传输平台为契机, 在做好纸质文件归档的同时,将相应的电子文件一并归档。特别是文件形成部门和文件相关部门,要及时将永久和长期保存的文件输出纸质保存。各单位档案员要根据《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》对电子文件的形成、收集、鉴定、分类及电子档案的保管利用实行全程管理 规范归档, 为今后 双载体 档案移交 进馆 做好准备。

二、做好归档电子文件的妥善保存和安全维护工作。 为了保证电子文件安全保存,对具有长期和永久保存价值的电子档案至少要保存一式两套,一套保存电脑里供查阅利用,一套要脱机存储在磁、光介质载体上(U盘、光盘等)。可移动载体保存的环境温度应控制在17-20℃之间,相对湿度控制在35-45%之间,并在避光、防尘、远离强磁场和有害气体的条件下保存。对所保存的电子文件载体,必须进行定期有效的检测和维护,以确保其信息的完整、可靠。对磁性载体每满2年,光盘每满4年进行一次抽样检验,发现问题及时恢复。一般磁性载体每4年转存一次。

三、做好重要电子档案的异地备份。 为了有效应对突出事件和自然灾害,确保我区重要档案的安全, 部门要及时做好备份工作。各单位 在通过密码信息传输平台 上报、下发 重要文件时,要向区档案史志局发送一份 备份件,已便我局进一步做好异地备份工作

马村区档案史志局     

2012年4月 19

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