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电子文档的收集
更新时间:2017-3-17

电子文档的收集

1、保证电子文件格式的统一性。

文本文件:通用格式为:XML、RTF、TXT,并注明文字处理工具,如WORD等。

扫描型电子文件:通用格式为:JPEG、TIFF,如为非通用格式,应转换为通用格式;当无法转换时,应收集其相关软件。

视频、多媒体、超媒体文件:通用格式为:MPEG、AVI,如为非通用格式,应收集其压缩算法和相关软件。

音频文件:通用格式为:WAV、MP3,同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

2、保证电子文件真实性。

一是从电子文件生成时就开始对其严密监管,建立对各项操作的跟踪记录。

二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素,主要是:电子文件生成过程的不同版本;各位责任者的签署手续;操作处理的权限核对;交接程序审核等。

三是建立鉴定规则和程序。

四是明确执行部门和责任者。

3、保证电子文件完整性。

一是建立电子文件的归集、积累制度。

二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。

三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求,并随时进行登记。

四是制定电子文件无数据管理规范。

4、保证电子文件收集及时性。

电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目,要分阶段收集。

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