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档案本质属性研究
更新时间:2014-9-30

档案本质属性研究

所周知,档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来,档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的研究情况作一简要述评。

一、原始记录性

吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出,“档案是历史的原始记录,或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”,“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性,就是原始记录性”①应该说,这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑:其一,如果原始性是档案的本质属性,那么“原始记录就是原件,具体地说就是原稿。如果这样的话,那么档案就是原稿,一切非原稿以外的记录,因为不是原始记录,就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中,不一定都是原稿,还包括根据原稿而形成的打印件”。其二,“原始记录,当包括文物和图书手稿,即文物和图书手稿,它们也具有原始记录性”,因而“原始记录性是三者的共性,而不是档案所特有的本质属性。”②笔者认为,上述质疑是值得探讨的。其一,我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说,文件的原稿的确是原始记录,但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据,打印件是机关处理事务的依据,两者是一个完整的有机整体。因此,打印件也属于原始记录则是无疑的。其二,不可否认,图书手稿是档案,有的文物也是档案,但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据,但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然,“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品,它是人们进行社会实践活动附带的产物,或者说它是自然形成的,而不是纯粹人为的结果。”③当然,有的原始记录既是文物也是档案,“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定,“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的,可以按照法律和行政法规的规定,由上述单位自行管理”。可见,同样是原始记录,并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。也许有人会说,既然原始记录性是档案的本质属性,那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确,由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”,因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以,文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是,有人据此认为,既然文件与档案本质属性相同,那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实,这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物,是由于两者的载体与内容完全相同,这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下,次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说,文件与档案是同一事物,但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称,也就说明了这一点。

二、客观记录的归档保存性

查启森同志对原始记录性提出质疑,并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”,“构成档案的根本条件,是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序,也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的,因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于,归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档,相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外,还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性,那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此,档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此,张辑哲同志指出,“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是,无论是否集中保存,档案就是档案,非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。

三、信息性

随着信息这一概念被社会所接受,档案是一种信息的认识也被档案界所认同,于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨当然,从信息角度看,档案所记录的内容无疑是信息。但是,图书、情报所记录的内容也是信息。可见,信息性是档案、图书、情报的共同属性,因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为,档案是其原始内容和原始载体的统一体;档案信息仅指档案内容而不包含载体,也不强调内容的原始性,……根据信息论的描述,信息不是物质,只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体,而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务,没有其他特定的要求,比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出,“由于信息这一概念外延极大,因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的,甚至可以说是毫无意义的。”⑾应该说,档案虽然是一种信息,但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外,还具有自己的特点:它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息,从记录方式来看,社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分,而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别,档案、文件则原生的社会信息,而图书、情报则属于派生的社会信息。因此,泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。

四、非现行性

    傅荣校同志认为,“档案的本质属性——非现行性,不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的,而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿很显然,这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同,将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念,于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种,且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀笔者认为,档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到,因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用,档案是办理完毕的文件。可见,我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国,文件只要从手续上或程序上办理完毕,就可以看作档案,一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出,“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的,用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为,由此而认定档案的本质属性是非现行性也是不妥善的。

    综上所述,原始记录性是档案的本质属性,其他几种对档案本质属性的认识,或有失偏颇,或有所欠缺,都存在着不足。

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