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加强档案信息化建设若干问题
更新时间:2014-9-30

加强档案信息化建设若干问题

   【摘要】 在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分,档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。笔者就如何进一步加强档案信息化建设若干问题进行了分析研究。

【关键词】 档案 信息化建设

1 档案信息化建设的重要性

在信息社会的建设环境下,档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体,档案信息内容的需求更加趋向于综合化,档案信息内容的利用需要进一步提高档案管理和服务水平,档案资源信息化是实现档案事业跨越式发展的重要一环,是新世纪档案事业发展的必然趋势。随着档案信息化的逐步深入,档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。

2 档案信息化建设的内容

2.1档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,也是档案信息化建设成败的关键,档案信息资源建设主要内容为:将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档,集成到统一的档案数据库中。

2.2档案信息化标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范并指导实施的过程。

2.3档案管理应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。

2.4档案信息化基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.5档案信息化人才队伍建设。档案管理人员除了应具备广博的知识外,还要有一个结构合理的人才群体,要加强档案信息化管理人才、档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养,坚持以人为本,始终把提高人的素质放在第一位, 这是档案信息化的成功之本。

3 档案信息化建设的保障措施

3.1加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设。档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持,要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。

3.2制定信息化标准体系,为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上,采取统一的数据格式,统一的软件程序,统一的技术标准,统一的工作规程。

3.3建立档案信息资源数据库,加强档案信息资源建设。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理,特色突出,利用方便的档案信息资源数据库。只有做好档案信息化建设的基础性工作,加快档案数据库建设,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来,使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

3.4进一步加强档案信息化基础设施建设。档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,并制约着档案信息化建设的发展水平,为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持,加大投入,购置设备。

3.5加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时,应把档案信息安全放在突出位置,确保管理系统和数据的安全、可靠,防止档案信息失密、泄密和丢失。

3.6优化专业结构,加强人材队伍建设。培养大量既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才,建立复合型、多层次的专业队伍,优化人员结构,这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

4 使档案工作适应社会和时代发展的需要,并能将档案信息化建设落到实处还应注意以下四个方面

4.1制定计划,避免重复建设。在信息化实施过程中,在极其有限的财力前提下,要深入调研,科学论证,制订完善的工作计划,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,避免出现各自为政,互不兼容,重复转换等现象发生,尽可能避免资源的浪费,有计划分步骤地分期实施。

4.2突出重点,提高工作效率。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化,只有这样才能突出重点,提高效率,增加效益。

4.3加强协作,确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。无论是档案人员或计算机技术人员,独立完成这些项目都存在相当大的难度。因此,只有坚持协作的原则,加强与各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

4.4注重实用,满足利用需求。档案信息化建设不仅在量,更在于质,在档案信息化建设中,应坚持实用的原则。

档案信息化建设是一项长期、艰巨而又繁琐的工作,涉及到档案工作的方方面面,档案工作者要充分认识档案信息化建设的重大意义,提高档案管理人员素质,加强部门间合作,有计划分步骤组织实施,加快推进档案的信息化建设步伐,促进档案工作迈向新的台阶,为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

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