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第十三讲 资料的收集和整理
更新时间:2016-3-3

资料是编纂志书的基础。资料是否全面系统、丰富翔实和真实可靠,直接决定志书质量。因此,作为修志工作者,必须充分认识资料重要性,集中主要精力和时间,做好资料工作。

资料工作的重要性

资料的重要性,可以从以下几个方面来讲。首先,地方志就是一部资料性的著述。“是一部朴实的、严谨的、科学的资料汇集”,是地方的“科学文献”。它是以全面系统、丰富翔实、准确可靠的资料,经受住千百年历史的考验。因此,资料性是地方志最基本的特征之一,是志书的本质属性之一。其次,资料是志书发挥功能的基本条件。志书具有“资治、教化、存史”三大基本功能,存史是资治、教化的前提和保障,但必须通过资料,才能发挥其作用,而这种资料,必须是全面系统,丰富翔实,真实可信的,新方志是以他所记述的有价值的资料来发挥志书的功能的,这种特殊的服务方式,决定了资料在志书编纂中所处的重要地位。其三,资料是决定志书质量的关键。志书的质量,在很大程度上取决于有无重要的、有价值的资料,很多旧方志流传至今,并成为珍贵的历史遗产,就是因为它保存了可供人们研究的真实的丰富资料,一部好的志书,首先表现在它所占有的资料的翔实、系统和正确上面,可以这样说,志书质量决定于入志资料的质量。

资料的种类

方志资料的来源广泛,形式多样,大体上可以分成如下三大类:一是文献资料。包括:档案、报刊、史志、谱牒、私人著述、金石碑刻、行业报表、统计资料、音像、网络资料等。二是口碑资料。包括:当事人或知情者提供的历史见证和回忆录;实地调查和采访记录;民间传说、谣谚、民歌和民情风俗的采访记录等。三是实物资料。是指重要的遗址、遗迹、旧居、遗物,如古城遗址、古建筑、古战场、革命活动遗址、出土文物、原始凭证和票据、地图和照片等。

资料搜集方法 

资料的收集方法很多,主要有以下7种:

复印。主要针对整个资料价值比较高、暂时难以分类的文献,如重要的文告、重要的文章、重要的协议书等。复印的好处是能够保存资料的原貌。当然也要注意复印的成本,有的资料只是部分有作用,复印有用的部分就可以了。不必什么资料都全文复印。

翻拍。一般用于旧照片、旧档案,由于原件无法复印,只能进行翻拍。翻拍要尽量做到保持原貌不走样。当然,一些旧照片可以输入电脑,经过适当的技术处理,画面效果可能比原来要好一点。

摘抄。摘抄是搜集资料最常用、最基本的方法。摘抄资料,一定要记明资料的来源,记明摘抄者的姓名、摘抄日期,摘抄后最好核对一下原件,看是否有出入。有些志稿或者志书中的差错,就是由摘抄资料时出现的失误所造成。摘抄资料时,字迹一定要端正、清楚,否则会给使用摘抄的资料带来新的麻烦和问题。

记录。记录是采访的基本要求。采访、座谈时一定要做好记录,记录有时可能记错,记后最好请被采访者审阅一遍,纠正记录中的差错。

录音。搜集资料,仅靠记录是不够的。在采访时,除记录以外,要有录音设备,把被采访者的口述尽量完整地保存下来,通过整理可以弥补记录中的不足。地方志书中的方言部分,如果没有录音资料,要准确地记载下来是相当困难的。如果把录音资料保存到音像志书中去,作用就更大。

摄影、录像。如今照片多如牛毛,不是量缺的问题,而是精心挑选的问题。但有的照片可能还是没有。所以,照片不仅要收,也要自己拍摄。对于收到的照片,要注意保存,每张照片,都要搞清画面的真实内容,拍摄的时间,照片上的人物姓名、位置,要及时写好说明文字。对于采用到志书上的照片,最好注明摄影者姓名,以免引起著作权纠纷。录像是搜集资料的新方法。对于纸质的志书来说,录像的作用也许不够突出,但对于要制作光盘和多媒体的志书来说,录像资料就可以大显身手。

网络下载。网络的普及,使得一些需要的资料可以十分便捷地从网络上得到。有的资料则可以通过光盘获取。网上资料非常丰富,大大拓展了修志资料的来源途径。但网上的资料,很多是不交代出处的,而且网上虚假的东西甚多,应用时必须进行考证和鉴别。

资料搜集的步骤

首先,要制定征集资料的提纲和计划。应根据志书篇目和初稿的内容,拟订更为具体的搜集资料的篇目,更要把篇目细化到目、子目。实施计划及搜集资料的分工,应坚持谁负责编写有关的章节,谁就负责搜集这部分资料,这样便于作者熟悉资料,有利于编纂成稿。其次,搜集资料应该对先后缓急适当加以区分。具体来说,应遵循以下原则:先普查后细查。先根据所收集资料的存在形式和来源,做好普查工作,编出一个资料目录,然后再依目录作深入细致的查阅、收集。先内后外。先从本部门现存资料入手,查阅本部门收藏的档案资料,清点缺漏后,再有目的、有准备地外出查阅搜集。先远后近。早期的资料往往难得,应先着手搜集;近期资料较为齐全,可放在后一步搜集。先面后点。先全方位搜集某级(部门、行业)的集体资料;后搜集某一方面典型资料。先口碑后文献。应缓收文献资料,迅速抢救活资料。先文字后实物。文字记载不全或有疑问,再进行实地考察。先易后难。先收集那些省时省力、易查易找的资料,在确实查无直接资料的情况下,再进行收集间接资料。当然,在条件允许的情况下,有些步骤可以同时并举或交叉进行。有时为了弄清一个问题,往往需要反复查访,因此要坚持实事求是的原则,不要先入为主,执一而是。

资料整理 

制作资料卡。包括原始卡(记录原始资料的名称、类别、来源、字数、摘要、可能使用的方向等信息)、目录卡(按志书篇目将资料编号,如某资料将编入“第五篇第二章第四目”,目录卡则可记作“5-2-4”。

资料汇编。原始资料零乱、庞杂,可初步予以分类,经筛选、集中、标目、打印后,形成内容较为集中,使用方向明确的分类资料汇编,供编纂时使用。有条件还可将资料进一步整理,就某一专题、专门内容编成专题资料长编。

资料选用与深加工 

选出能体现本级工作的一般资料,作为编纂志书的主体;选出能体现本级代表性的特例资料,作为主体资料的补充。

对将要入志资料的疑点,用考证、排比、分析、研究、核实、旁证等方式,排除、纠正谬误,找出史实真相,慎重入志。

对照篇目,宏观把握,若发现详略不当,缺失遗漏,应及时补充资料。

最后提醒大家,搜集资料贯穿于整个修志全过程,一直到定稿付印才终止。

 

结束语

讲座至此已基本结束,最后,提醒各位,作为编辑人员,应是“杂家”,对方方面面的知识要尽量多的涉略;对志体的要求要熟练掌握;对志书各方面的要求,诸如文体文风、计量、数字、符号、纪年等的使用稔熟于胸;记述历次政治运动,要符合两个“决议”;其他诸如政治观点问题、保密问题等等,更要符合国家的法律法规及有关规定,如此,才可能编辑出精品志书,不负历史赋予我们的责任。

由于编者水平所限,讲座难免有不到和谬误之处,诚挚欢迎修志同仁共同探讨和批评指证。

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