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 史志档案文化
第十一讲 附录和索引
更新时间:2016-3-3

附录

附录是志书不可缺少的重要组成部分。中国地方志指导小组《关于地方志编纂工作的规定》要求:“地方志的体裁,一般应包含述、记、志、传、图、表、录等”,这里的“录”就是指附录。

附录的涵义与种类

附录,就是“附于志后以原原本本保存地方文献和珍贵资料的汇录”。旧志近似附录的体裁的类目有杂录、杂记、杂掇、摭遗、摭谈、别录、丛记、丛谈、外记等,名称、提法虽不同,但都属附录范筹。附录的表现形式也是多种多样,有的附于志末,有的列于各卷之首,有的二者并用。新方志一般采用“附录”或“杂记”两种名称,附于志后。

    附录的内容

    旧志附录的内容一般有:纪事、灾祥、轶事、异闻、辑文、辨讹、兵燹、仙释、寺观、志余等。旧志附录繁杂、琐碎,虽然为后世留下诸如天象异常、地理变化、奇闻异说等资料,但由于当时科学水平低下,人们对事物的认识有限,这些资料往往夹杂着许多迷信色彩和荒诞不经之词,这是编纂新方志要摈弃的。

    新方志附录的内容一般有以下几个方面:一是重要的地方文件辑存。包括地方党委政府发布的、在本地区有重大影响的地方性法规、规定、文件、命令、文告、布告、通知等;二是重要调查报告、专题研究文章;三是重要的经济与科学资料及其重要数据;民间传说、地方掌故、奇闻轶事;四是优秀诗文、对联、民谣谚语;存疑考辨、补遗纠错等。

    附录的作用

    附录尽管名目繁多,内容广泛,但其作用大体相同,主要有以下几点:一是存史、资政。附录是志书不可缺少的有机组成部分,设置附录的目的就是要保存原原本本的史料,以起存史、资政的作用;二是纪实、备考。志书是记载史实的,但有些资料在编章中不宜记述,或一些自然现象、奇闻异说暂时无法解释,也不能武断地下结论,则可如实记录下来放在附录中备考;三是补充、引证。志书正文主要记述社会发展及其事物变化的历程,由于志书编纂体例的特殊要求,一些与重要事件相关的资料或情况一般很难在分志里展开来记述,而这些资料又能为读者了解某些重要事件提供引证,这样的资料放在附录里可与分志起到相得益彰的补充作用;四是深化、论证。附录中的一些资料可与分志相呼应,以深化分志主题,某些事物在志体横排纵写的记述方法下很难进行深入的记述,而将与之相关的调查报告、专题研究等文章收入附录,可以深化有关分志主题,给读者提供更深入、更全面的地情信息。

    附录编纂要求及应注意的问题

    附录不入编章序列,附录与概述、大事记一样,不是分志,不设编章节序列;附录收录具有浓厚地方色彩,能体现地方特色和时代特点的资料,共性的、没有地方特色的资料一般不必收录;附录内容辑存要得当,对有门可归,有类可系者,则应归并到相关的编章中,附录所辑存的应是“归之无类,弃之可惜”且有重要价值、观点正确的资料。

    收录内容的范围可宽可狭,但要严加把握不可滥收。不能把附录当成“杂烩”,不能把什么东西都往里塞,使附录变成杂乱无章的“大杂烩”。收录时间范围则古今皆收,地方性重要文献着重当代,特别是改革开放以来。

    在编纂形式上,有价值者全文照录,部分有价值者部分摘录,还可用志体笔法采编辑入。原文有错误的字句、标点等,在不违背原意的前提下应予改正,必要时可加“编者注”。但在辑录古代文献时则必须原文照录,如发现有误只能括注更正。注重全文照录、摘录的准确性并须注明资料出处。编排顺序按时间先后顺序排列。

    附录中的“重要文件辑存”不可忽视“重要”二字,应选录那些属于地方党政部门决策性的、对当地经济社会发展及其各项事业起到积极推动作用的、存史价值高的重要文件。

收录诗文、论文要严谨,讲求原则。古代诗文应注明出处、作者、年代等有关情况。收录当代诗文要注意几点:一是收录在志书下限时间以内发表的作品,超过下限时间发表的作品一般不属收录范围;二是定标准,各修志单位根据本地本部门文章发表的情况确定收录标准,如在哪一级以上报纸、刊物发表的作品,或哪一级以上获奖的作品等,以达公正、公平,否则会有失公允;三是应在收录作品的末尾注明该作品发表的报纸刊物的名称及发表时间,或所获奖项。志书的首要功能是存史,附录作为志书的有机组成部分也不例外。因此,附录所收录的诗文是将社会价值、艺术价值较高、能够代表本地创作水平的作品辑存书中,以供读者鉴赏。没有发表过的诗文由于难以确定其价值一般不收录(古代作品除外)。收录的诗文、论文应署作者名。收录的对联也应注明出处。

附录收录的地方民间传说、掌故不署作者名。附录收录的地方民间传说、掌故与志书中其他地情资料一样,是志书编纂人员通过调查了解收集整理后编纂入志的资料。收集地方民间传说、掌故原始资料的途径主要有口碑资料、文字资料等,一些作者撰写的有关地方民间传说、掌故的署名文章属文字资料,志书编纂者应综合各方面的资料进行综合整理后编纂入志,同其他编章一样不署名(必要时可列编纂分工表)。

索引

首轮志书,编纂索引者少,随着方志事业的发展,理论探讨的深入,众多学者将志书“七体”总结为“八体”,这第八体即为索引。索引是检索图书资料的一种工具,古称“通检”、“备检”,就是将图书或资料中各种事物的名称(如人名、地名、书名、篇目名等)分别摘录,按一定规则进行排列,附在一书之后,或单独成册,以方便读者更快捷地查找志书中的相关内容。

索引的种类

索引种类繁多,一般志书所编索引,有三种类型,即篇目索引、内容索引和混合型索引。篇目索引就是将志书篇目中各个层次的标题,按一定顺序排列起来;内容索引就是将志书中的人名、地名、主题词等具体内容列为检索单元,可分为主题词索引、关键词索引、人名索引、地名索引、事件索引等;混合式索引就是将上述两种混合并用。

索引的结构

索引的结构包括款目和编排系统。构成索引的款目由项目和标位编码两部分组成,标位编码有单码和复码两种,单码即只标出页码,复码可标出其所在的卷(编)、页码、栏。索引的编排,从检索方法上来说,一般是单序的,即采用中文笔画、汉语拼音、英文索引之中的一种。但也有一种多序排列以扩大检索途径的,这种方法比较复杂,作为乡村一级的志书,采用单序排列即可。

索引编制的程序

编制索引,一般由四个步骤来完成:确定索引方法、类型并编制凡例;检索、编制索引目标;索引系统组织;编写附件和全稿校定。

索引质量标准

志书索引的质量标准,要求分类标准统一,选取范围适度,名称概念清楚,附缀正文页码准确,提炼标目忠实主题原意。

应注意问题

一是控制篇幅,索引主要是为查用方便,索引过于简单,则会许多东西查找不到,数量过大,查找起来也会费时费力,一般情况下,索引占全志书总比重的5%左右较好。二是标目类型选取,要从反映志书内容和方便读者使用方面综合考虑,既可以有篇目索引,也可以有志书内容索引。三是注重标目质量,标准是符合实用性、科学性、方便检索三原则。四是索引收录范围适度,索引并不要求涵盖全文,而是要求有价值而又需要检索的;同一个索引标目也不要求涵盖志书中的全部出处,只需标出有资料价值的内容。五是注意规范,在编制索引时要制定凡例和编纂说明,以保证编制规范和读者使用时能领会编制意图。六是把握编制时机,索引要求在志书编定页码后才能标码,所以时间会很紧,建议可分两步走,第一步,在志书定稿后先找出标目;第二步,在志书定版后,将标目汇总处理。

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