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国家档案局国家知识产权局关于加强知识产权档案管理的意见
更新时间:2015-9-22

为贯彻落实《国家知识产权战略纲要》,有效保护和利用知识产权档案,充分发挥档案在国家知识产权战略实施和创新型国家建设中的作用,现就加强知识产权档案管理提出如下意见:

 

一、充分认识加强知识产权档案管理的重要性和必要性

 

    我国知识产权制度的建立和发展,在激励创新、推动经济发展和社会进步方面发挥了积极作用,知识产权日益成为国家发展的战略性资源和国际竞争力的核心要素,成为建设创新型国家的重要支撑和掌握发展主动权的关键。知识产权档案是知识产权创造、运用、保护和管理工作各个环节具体活动的真实记录,是知识产权相关工作的重要依据,是实施国家知识产权战略和参与国际竞争中不可替代的历史记录和法律凭证,是国家和各有关单位的宝贵财富。加强知识产权档案的管理,有效地保护和利用知识产权档案,对维护国家经济安全和知识产权相关单位合法权益,全面实施我国知识产权战略和建设创新型国家,具有重要意义。

     目前,各地区、各有关单位的知识产权档案管理与我国知识产权工作的发展还不相适应。主要表现在:对知识产权档案重视和研究不够,对知识产权档案的类型、特点了解不多;在规划知识产权工作时,没有将档案工作纳入工作计划;在制定相应的知识产权管理制度时,没有对知识产权档案的管理提出要求;在知识产权宏观管理和知识产权各项活动中,对档案收集、归档工作没有加以具体规定,也没有纳入各项评价和考核体系加以落实。在一些企业事业单位,由于知识产权档案分散保管,存在着相关档案流失现象。

     在新的历史发展时期,各地区、各有关单位要充分重视并提高对知识产权档案管理重要性和必要性的认识,将知识产权档案作为知识产权管理的重要内容,认真研究和探索知识产权及其档案管理的规律和特点,以科学发展观指导知识产权档案管理工作,实现知识产权档案管理工作规范化、制度化和科学化。

     二、坚持统一管理原则,建立健全知识产权档案管理制度

     统一管理是国家对档案管理的总体要求,知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门,应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系,统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度,明确归档范围,并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。

     加强对涉及国家利益、国计民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案,任何个人不得据为己有或分散保管。确因工作需要,暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的,应指定专人负责保管,并将档案目录交本单位档案管理部门备案,待工作办理完毕后,及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管,切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。

     三、做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理

     知识产权涉及的领域广,涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面,具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点,贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点,加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理,包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。

     (一)知识产权创造活动中产生的文件资料。包括获得知识产权前的发明创新方案、技术构思、策划、研究课题立项、试验数据、申请前的查新等文件资料。

     (二)知识产权申请审批和登记过程中产生的文件资料。包括向知识产权审批机关递交的申请文件,代理委托书,交纳缴费凭证,审批机关的各类通知、公告文本、授权证书、作品登记证书、各种补证材料,权利的维持、撤销、变更、转让、终止无效等文件资料。

     (三)知识产权转化过程中产生的文件资料。包括创新成果产权化、商品化、产业化过程的转让、许可、质押,签订的各种合同协议,无形资产评估以及各种法律文本、凭证性文件资料。

     (四)知识产权保护维权事务中产生的文件资料。包括围绕知识产权发生的纠纷、诉讼、申述、鉴定、裁定以及法律事务处理中形成的各类文件材料。

     (五)知识产权宏观管理中产生的文件资料。包括知识产权的规划发展、市场竞争、战略定位、宏观分析以及知识产权信息服务、人才培养、宣传等方面的文件资料。

     各有关单位应按照知识产权的不同专项和类型,对专利、商标、版权、商业秘密、植物新品种、地理标志、遗传资源、传统知识、民间文艺、集成电路布图设计、国防知识产权等涉及自主知识产权的文件资料进行科学分类和妥善保管。

     四、认真履行指导、监督和检查职能,探索创新知识产权档案管理机制

     知识产权活动是一项涉及多个部门的专业性活动,各级档案行政管理部门应主动与本地区知识产权相关管理部门建立协调机制,了解各领域知识产权档案的类型和形成规律,探索创新知识产权档案管理机制和模式,及时总结经验,加强宣传和重点引导。各级知识产权主管部门应与本地区档案行政管理部门积极配合,把知识产权档案管理的具体要求体现在知识产权战略实施的工作中,融入到知识产权宏观管理和开展的各项活动中,纳入到知识产权工作考核指标体系与验收工作中,与知识产权工作同规划、同部署、同考核、同验收、同发展。要配合国家知识产权信息公共服务平台的建设,指导和鼓励有关单位建设符合自身需要的知识产权档案信息资源库,促进知识产权信息资源的保藏、整合与共享。各单位档案管理部门应将知识产权档案管理工作融入到知识产权创造、运用、保护、管理和本单位档案工作中,制订本单位知识产权档案管理制度,将责任落实到相关人员的业务活动中,加强对知识产权档案的收集和统一管理。

     五、加强知识产权相关知识的学习,不断提高知识产权档案管理水平

     随着知识经济和经济全球化的深入发展,将创新成果产权化并加强知识产权档案的管理,对于我国的经济社会发展具有越来越重要的意义。各地区、各有关单位要加强知识产权与知识产权档案管理相关知识的宣传和普及,将知识产权档案管理纳入档案业务培训内容,增进档案工作人员对知识产权以及国内外知识产权法律法规等系统知识的了解。各有关单位档案工作人员要积极适应新形势的要求,不断学习和更新知识,与时俱进地做好知识产权档案管理工作,为我国建设创新型国家提供有效的档案信息服务。

     各地区、各有关单位可根据本《意见》,结合实际情况,制定本地区和本单位知识产权档案管理的具体办法。