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如何应用EXCEL建立电子文件目录?
更新时间:2015-8-26
管理电子文件的目的是利用,为了从海量电子文件中查找到利用者所需要的文件,必须借助文件的特征信息,又称著录信息。著录是电子文件管理的重要基础工作,它是对文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,而编目工作就是以目录的形式将著录信息记录下来。
电子文件的著录比传统著录的内容要丰富得多,除了传统的著录项目以外,一般还需要包括:(1)“制作环境”,即电子文件制作、修改、运行所使用的软、硬件,包括软件的类型、版本等;(2)“文件类型”,即第一讲中介绍的字处理、图像、图形、影像、声音、数据库、程序文件等;(3)“文件名”,即文件的名称,包括文件名和扩展名;(4)“载体类型”,即光盘、磁带等;(5)“存储地址”,即存储的物理地址,包括终端号、驱动器号、路径名或统一资源地址(URL);(6)“背景信息”,包括责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件等。
电子文件的编目在没有专用的管理软件可供使用时,可采用EXCEL表格进行编目。以下是该目录的页面。



值得说明的是,该目录是电子文件和纸质文件一体化管理,即“双轨制”管理的目录,它将著录项一分为二,反映了文件的三种状态:如只标纸质文件登记日期,则表示该文件为纸质文件;如只标电子文件登记日期,则表示该文件为电子文件;如同时标纸质和电子文件登记日期,则表示该文件为电子和纸质载体双套保存。这种方法简单易行,一方面可以避免电子和纸质文件分别登记的繁琐,同时又可以确保电子文件和纸质文件的互联。