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如何对电子文件收集立卷?
更新时间:2015-8-26

电子文件的收集归档是为了利用。为了方便利用,就必须对电子文件按照其自然联系进行有序化。分类是在较为宏观的层面上保持文件之间的自然联系的话,而立卷则是在微观上保持文件之间的自然联系。所谓“微观”是指将反映某一问题或某一事项的文件组合成案卷,以方便人们对文件保存价值的判断和查找利用。如将有关同一问题的请示与批复、来函与复函、调查与结论、转发件与被转发件、正本与副本存储在以该问题命名的文件夹内,便达到了立卷的目的。电子文件与纸质文件的立卷目的是相同的,所不同的是电子文件需采用计算机技术将相关文件进行逻辑组合,使其在显示界面上表现出组合关系。
在计算机上实现可以有以下两种方法:
(一)使用Windows XP的文件管理功能
可以在上述按分类设置文件夹的基础上进一步设置案卷的文件夹。例如可以设置为以下的界面:



 
其中“干部教育培训”、“干部考核奖惩”、“干部任免”、“干部职称评定”都是反映有关干部教育的职能或活动,都可以作为该类目中的“案卷”,当这些“案卷”设置好以后,电子文件一旦形成就分门别类,对号入座地放入这些案卷夹中,这就是电子文件的立卷。这些文件夹的名称加上形成文件的文种,即可成为归档案卷的名称,如“干部考核奖惩”的案卷名称可以是“关于干部考核奖惩的决定和通知”。为了反映这些案卷的排列关系,还可以对这些文件夹编流水号,如“03-干部教育培训”、“01-干部考核奖惩”、“02-干部任免”……,当对文件夹按文件名称排序后就显示出 “01-干部考核奖惩”、“02-干部任免”、“03-干部教育培训”……的排列效果。
(二)采用EXCEL目录表对电子文件立卷
1、以下是用EXCEL输入的电子文件目录表



2、对需要组卷的目录输入相同的组卷号,该标号可以借用平时积累文件时的文件夹编号。



3、用鼠标点击菜单中的【数据】→【排序】,选中需要排序的目录区,在弹出对话框里选择以组卷号为关键词对目录进行排序,按【确定】按钮后,即页面上的相关文件条目会组合起来。



4、对排序后的目录输入卷内排列序号,再以以上方式按组卷号和卷内序号排序。



5、对排序后的目录按照档案号编写规则,标上档案号,即完成了组卷工作。