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档案整理编目制度
更新时间:2012-11-28

    为充分利用原有档案基础,按全宗分门别类进行科学整理和系统编目,使之便于保管和利用,特制定本制度。
一、档案馆负责对接收进馆的档案和处于零散状态的档案按照规范要求进行分类、排列、编目,使之系统化、条理化。
二、对接收进馆的档案进行全面检查、登记,根据移交档案及目录的现实状况,进行必要的整理和加工。
三、凡按规范进行管理,符合进馆质量要求的档案,接收后以全宗为单位按门类进行案卷排列上架,对随档移交的档案文件目录要作相应的处理。
四、接收时,凡发现案卷质量和编制的目录明显不合要求的,原则上由移交单位按规定进行整理,直至符合要求后再接收;因特殊情况接收的,由档案馆组织力量,视其情况分别进行系统整理、编目或作必要的调整和加工。
五、接收、征集进馆的零散文件,必须进行全过程的整理。凡属过去立卷时遗漏的文件,按原全宗和分类补充进去,并做好组合、编目工作;凡属过去未开展立卷工作的,则按新的全宗进行全面的分类、组合、编目。
六、根据档案开放规定和利用需求,对馆藏档案区分开放与控制范围,编制开放档案目标与适应多种检索需要的分类目录或专题目录,为档案开放利用创造条件。
七、整理档案应贯彻“保持文件之间的历史联系,充分利用原来的整理基础,便于保管和利用”的原则。
八、馆藏档案必须做到全宗号不重复,全宗内目录号不重复,目录内案卷号不重复,案卷内张页号不重复。接收进馆的档案应在一年内系统编制好档号、《案卷目录》、文件级目录和专题目录,进档案库房保存。
九、馆藏档案应达到全宗区分清楚、案卷排放整齐、档号系统规范、柜架布局合理、检索标志明显、取放迅速方便。
十、档案整理编目工作要为其鉴定、保管、利用、编研、检索工作创造条件。
十一、整理完毕的档案,编目后经消毒杀菌方可入库排列上架。
十二、建立健全全宗卷,包括各有关全宗的机关历史沿革、全宗简介、历史档案收集整理情况,鉴定报告、销毁清册等。